Способы убедить руководство в дороговизне

Лучший способ убедить руководство потратить деньги на ИТ-расходы - это понять, какое отношение ИТ имеет к бизнесу в целом, и как ИТ-отдел может наилучшим образом помочь бизнесу процветать. Многие владельцы бизнеса и менеджеры рассматривают ИТ только как центр затрат, часто из-за того, что они не знакомы с технологиями; Аналогичным образом, многие системные администраторы рассматривают бизнес-операции как предоставление бюджета и серверной стойки, не имея возможности видеть Зачем бизнесу нужны ИТ.

Марк Берджесс (создатель cfengine) есть несколько интересных идей о согласование бизнеса и ИТ, включая:

Если мы спрашиваем, как согласовать бизнес и ИТ, имеет смысл найти точки соприкосновения. Наука и бизнес не так уж и отличаются. Оба занимаются «управлением неопределенностью». Ученый пытается свести возможные недопонимания к минимуму и задокументировать устойчивые принципы на будущее. Системные администраторы и инженеры стараются обеспечить пользователям такую ​​предсказуемость. Деловые люди пытаются создать предсказуемые потоки доходов в непостоянной среде. [...]

Какой будет профессиональная форма у системных администраторов? Им придется все больше соответствовать разнообразным целям своей организации. Они спросят: каковы основные обещания моей организации и что я сделал, чтобы сдержать эти обещания сегодня?

Чтобы связать эту идею с вашей текущей ситуацией, попытайтесь взглянуть на проблемы, с которыми вы имеете дело, с точки зрения бизнеса в целом. Вместо того, чтобы просить руководство дать вам 10 тысяч долларов на покупку того или иного предмета, подготовьте анализ затрат и выгод от того, что вы хотите приобрести, который затрагивает большинство из следующих пунктов:

• Какие бизнес-проблемы я пытаюсь решить?
  • Убедитесь, что вы общаетесь с руководством об их планах в отношении бизнеса; возможно, они планируют выйти на новый рынок, на котором может потребоваться новое программное обеспечение, несовместимое с текущим сервером, что полностью изменит ваш анализ и т. д.
• Каковы потенциальные потери для бизнеса, если не решить эти проблемы?
  • Постарайтесь прояснить этот момент. Не преувеличивайте («сервер выйдет из строя, и все умрут !!»), но и не продавайте заниженные цены; если затраты велики, руководство должно учесть это.
• Какие решения я рассмотрел, а также их стоимость и преимущества?
  • Это не обязательно должно быть слишком техническим, но это поможет убедить руководство, что вы сделали свою домашнюю работу. Кроме того, при составлении списка вы можете найти решение, о котором раньше не думали.
  • Считайте затраты на внедрение и поддержку; услуги аутсорсинга (например, настройка Google Apps для обработки электронной почты вместо использования Exchange) могут стоить наличных денег, но время, которое вы сэкономите, не управляя сервером Exchange на микроуровне, может иметь существенное значение для бизнеса.

Многие администраторы ошибаются, видя проблему исключительно в технических терминах; например, устаревшую систему необходимо обновить, так как она устарела (она может иметь низкую производительность или несовместима с новейшими приложениями и т. д.). Хотя это может быть наилучшей практикой с технической точки зрения, ведение бизнеса - это баланс затрат и выгод и управление рисками. Если выгода для бизнеса относительно небольшая, возможно, не стоит накапливать затраты на лицензирование, тестирование, ваше время на внедрение обновления, а также повышенный риск того, что что-то пойдет не так.

Если вы научитесь разрабатывать и представлять предложения, подобные этому, вы обнаружите что-то интересное: вы начнете рассматривать ИТ как часть бизнес-целого, а не как независимую единицу, и руководство станет гораздо более восприимчивым к вашим запросам, когда они понимают, что у вас такая перспектива. Вы научитесь согласовывать то, о чем просите, с тем, что хочет сделать руководство, и они позаботятся о том, чтобы вы получили все необходимые ресурсы.

Я работаю с врачами, и знаю, что это сложно продать, если они тратят деньги на свой бизнес, это означает, что они не приносят столько денег в свой банк. Так что изложите оба варианта и перечислите их для каждого. Назовите плюсы и минусы каждого из них и объясните, зачем нам каждый из них.

Сообщите им, что вы думаете о том, что для вас более важно, а затем спросите, на что они хотели бы потратить свои деньги. Если вы хотите сыграть в жесткий мяч, сделайте это без цены, а затем, после того, как вы договоритесь о том, сколько им нужно и того, и другого, покажите им числа.

Пункты, на которых можно сосредоточиться

• Объясните им, почему произошел сбой сервера (вы не включили это в свой вопрос, но я предполагаю, что это оборудование, поскольку вы хотите его заменить).
• Объясните, почему этот сервер так важен.
• Во сколько обойдется компания в случае потери сервера? Более 10 тысяч долларов?
• Вы также упомянули здравоохранение, которое требует наличия записей за x лет на каждый HCFA. Если они проиграют, они также будут открыты для судебного процесса, во сколько это им будет стоить?

Последние два пункта также помогают создать эффективный план резервного копирования. Заменить серверы - это здорово, но если на новом сервере будет всплеск нагрузки, или он будет иметь неисправный диск, а резервное копирование прошлой ночью просто не удастся. Опять же, вы можете провести без данных целый день. Сколько денег было только что потеряно?