Какие инструменты успешно применяются в вашем бизнесе, что упростило бумажную работу? В частности, я спрашиваю в отношении SMB из 25-100 человек. Вы используете специальные инструменты для одноразового доступа? Вы успешно используете Infopath? Интегрировали ли вы стандартные формы в страницы HTML / PHP / RoR в своей интранете?
Что работает; что нет?
Преимущества бумаги:
Итак, чтобы сделать ваш офис более безбумажным, вам нужно предоставить лучший способ:
Поскольку с электрическими документами очень легко работать, люди постепенно перестают беспокоиться о распечатке документов, потому что это не имеет для них преимуществ. Лучший способ заставить людей делать что-то - сделать альтернативу (ваш выбор) менее хлопотной, чем то, что они делают сейчас.
На самом деле это не ответ на заданный вопрос, а долгосрочное наблюдение. За несколько лет (почти столько же, сколько и во сне о безбумажном офисе) я заметил, что чем больше компания пытается создать миф, который мы называем безбумажным офисом, тем больше вероятность того, что использование бумаги будет расти. Каждый раз, когда кто-то создает электронную альтернативу бумаге, я все равно вижу, что конечные пользователи ее распечатывают.
например Наша сетевая факс-система отправляет полученные факсы по электронной почте соответствующему лицу. Затем каждый из этих факсов распечатывается перед прочтением. Пользователи говорят мне, что им не нравится читать их на экране.
Гораздо более успешным, чем попытки достичь того, что я твердо считаю недостижимой, является переработка бумаги. Другими словами, просто примите то, что бумага является частью процесса, и переработайте как можно больше ее.
К сожалению, мне еще не пришлось удалять бумагу из своей компании, однако это не значит, что я не разбирался в этом вопросе.
«бумажная нагрузка» - довольно распространенное явление.
все сводится к тому, «есть ли электронная система или тандемные системы, которые удовлетворят потребности любого отдела, и кто бы с ним ни взаимодействовал».
Когда я только начинал здесь, у нас не было системы продажи ИТ-билетов, поэтому я установил ее, и большинство людей перестали писать плакаты на моем столе и мониторе. :П
Я не обученный бизнес-аналитик, но при разработке процессов здесь все сводится к тому, есть ли у вас конкретный процесс для типов запросов в вашем отделе?
и под конкретным я имею в виду блок-схемы. да, не съеживайтесь, они классные.
до тех пор, пока вы не сможете сказать: «Если я получу запрос на предмет X, если я считаю, что это хорошая идея, к кому мне обратиться за одобрением, с какой информацией или, альтернативно, каков формальный процесс отклонения предложения X».
Если у вас нет блок-схемы того, как работает система, как вы можете рассчитывать построить на ее основе электронную систему?
НО
если у вас есть это, пакет, который я смотрел, который выглядит ОЧЕНЬ интересно, это http://phpformgen.sourceforge.net/ он выглядит достаточно гибким, чтобы обрабатывать нужную информацию в любом формате.
будь то отправка по электронной почте, обновление записи в базе данных или запись в выходной файл.
Все остальные исследования, которые я обнаружил, привели меня к собственным инструментам, которые выглядели объединенными относительно небольшими компаниями, ни одна из которых не выглядела так хорошо, и большинство из них работают с ASP и выглядят относительно неподдерживаемыми.
edit: кроме того, единственное, чего не делает phpformgen, - это аутентификация. но после создания формы, если вы знаете, что делаете с PHP и LDAP, я уверен, что это можно реализовать.
У нас есть цифровая доска. Проектор проецируется на доску, и когда вы пишете на ней специальными перьями (есть четыре разных цвета), он фактически рисует его на ПК и проецирует на доску, как если бы он действительно писал на нем.
Если у вас есть хороший проектор, он великолепен, и вы действительно можете использовать его с огромным сенсорным экраном во время презентаций (он действительно впечатляет людей). В конце сеанса просто сохраните доску в растровом изображении или SVG и начните заново. Больше никакого обычного мозгового штурма на бумаге и никакого двойного набора заметок на доске.
Для заметок я использую Evernote - Я сканировал визитки и счета, а также сохранил все свои записи. поскольку он имеет онлайн-синхронизацию, я могу получить доступ ко всем своим «бумажным» заметкам со всех моих машин, а также с любого другого устройства с доступом в Интернет.
Когда мне было поручено сократить использование бумаги во время работы ИТ в малом и среднем бизнесе, в котором работает около 130 человек, я применил следующую новую технику:
Я оборудовал корпоративную типографию факс-сервером на базе Linux / Samba. К нему были подключены все принтеры, а также факс-модем для входящих факсов (которые были сохранены в общий файловый ресурс как TIFF, а не распечатаны напрямую). Затем я удостоверился, что с этим сервером всегда были «проблемы» (это было довольно легко сделать, «случайно» выдернув кабели и т. Д., Убедившись, что вентиляторы засорены и т. Д.).
Персонал очень быстро привык полагаться на электронную почту, pdf, doc, xls и читать материалы на своих мониторах! Я также неоднократно отказывался от просьб одного отдела купить фотокопировальный аппарат, вместо этого давая им настольный сканер и предлагая печатать материалы только в том случае, если им действительно нужна бумажная копия !!!
В конце концов, нам действительно никогда не были нужны функции печати журналов принт-сервера (что якобы было его первоначальной целью).
Помните, что сокращение количества бумажных документов увеличивает ответственность за хранение, поиск и бесперебойную работу файлов. В итоге мы вложили больше средств в хранилище NAS для общих файловых ресурсов, резервные серверы резервного копирования, системы ERP и стороннее надежное хранилище электронной почты, способное хранить большие вложения и неограниченный размер почтового ящика.
Мне нравится ответ posty, и вы также должны помнить ответ от Мартина П. Хеллвига.
В общем, все сводится к следующему: для какого текущего процесса имеет смысл перейти с бумажного на безбумажный.
Поскольку я не знаю, в какой отрасли вы работаете, я не могу рекомендовать решение. И даже если я знаю отрасль, решение все равно должно соответствовать рабочему процессу / культуре компании. Для ИТ-компании имеет смысл упростить процессы управления требованиями, управления проблемами и управления выпусками. Общие имена: Bugzilla, Jira, OCNS или в ногу. В общем, проанализируйте свои бумажные следы (какими способами вы документируете и как они трансформируются) и ищите (для бизнеса) возможности для удаления бумаги. Основная цель должна заключаться в том, чтобы сделать ваш бизнес более эффективным, более эффективным, быстрым ... и не сокращать количество бумаги любой ценой.