Файлы электронной почты наших пользователей продолжают увеличиваться, требуя большего количества дискового пространства.
Мы просим пользователей заархивировать часть своей электронной почты и сжать файлы, но всегда есть процент, кто игнорирует это. И еще один процент, считающих, что мы делаем это намеренно, чтобы их раздражать!
Также существует компромисс между стоимостью для бизнеса людей, занимающихся архивацией (некоторые из которых приводят к звонкам в службу поддержки), и меньшей стоимостью простого приобретения большего диска.
Какие процедуры используют другие, чтобы решить эту проблему?
У нас была такая же проблема с Exchange 2000: почтовые ящики пользователей становились слишком большими, и Exchange Server не справлялся.
Возможным решением было обновление до Exchange 2007, у некоторых пользователей есть законный необходимость для долгосрочного архивирования и архивирования они на сервере (и если ИТ-специалисты позаботятся о резервных копиях) более надежны, чем иметь archive.pst, который можно стереть из-за сбоя диска.
Наш финансовый директор, например, недавно потерял 5-летние архивы из-за сбоя диска, так как они были заархивированы с сервера на его локальный ПК - наша политика хранения на стороне сервера (из-за ограничений Exchange 2000) составляла 3 месяца, когда кто-либо почтовый ящик начал приближаться к отметке в 1 Гб, ИТ-персонал мог пойти поболтать и заархивировать почту, если потребуется.
Если высшее руководство потеряет электронную почту или архивы, неважно, какова «политика», в конечном итоге виноват ИТ-персонал. Если вы четко объясните вещи руководству, скорее всего, они выделят в бюджете место для улучшения хранения электронной почты, если это облегчит их жизнь.
Если вы можете себе это позволить, вам будет намного проще установить сервер Exchange. [1] Затем вся почта хранится на сервере, и вы можете установить квоты для каждого пользователя.
[1] Технически существуют сторонние решения, подобные Exchange, которые дешевле, однако я никогда не использовал ни одно из них и не могу прокомментировать их способность устанавливать квоты использования для каждого пользователя.
Стандартная рекомендация - предоставить им достаточно большой почтовый ящик для нормальной работы и иметь политику хранения. Политика хранения также выгодна по юридическим причинам, если вы находитесь в США (если вы не утверждаете, что она есть, и проводите политику ее очистки, обнаружение не сможет ее найти). После этого электронная почта архивируется, так что в папке «Входящие / Отправленные» фактически присутствует только X дней.
Для этого есть параметр, который вы можете легко применить с помощью групповой политики, см. Здесь дополнительную информацию: http://support.microsoft.com/?kbid=832925