Есть связанные поток о том, как обрабатывать архивирование. Я спрашиваю, как найти в компании требования к способам архивирования, а также требования, которые необходимо выполнить, чтобы архивирование действительно выполнялось, а не только резервные копии.
Я ищу веские аргументы в пользу архивирования и рамки политик, которые можно адаптировать, не собственно ответы, а набор вопросов, которые могут привести к чему-то, что будет действительным в n-месяцы / годы / десятилетия (вопрос о том, какие из них уже применимы)
Резервные копии предназначены для восстановления того, что было в предыдущий момент времени. Мы делаем резервные копии для восстановления службы и обычно не задумываемся о базовых данных.
Архивы очень ориентированы на данные, поэтому вам действительно нужно подумать о таких вещах, как классификация и жизненный цикл информации. Как и при разработке программного обеспечения, глубокое понимание бизнес-проблемы и разработка хороших спецификаций является ключом к успешной (и доступной по цене реализации). Электронная почта довольно проста. Формы очень простые. (Сохранение обычно легко различимо в форме 1040 в течение 10 лет, MV-22 в течение 2 лет и т. Д.) Если ваши сотрудники по контракту / закупкам хорошо организованы, классифицировать эти данные обычно довольно легко. Случайные файлы - это сложно.
Я работаю в правительственном учреждении, поэтому у наших архивов есть пять целей - целей, которые часто конфликтуют и которые в значительной степени находятся вне нашего контроля. Они есть:
Давайте поговорим о судебных процессах и аудите, поскольку они, вероятно, являются наиболее частой причиной архивации, если вы начинаете сейчас. Теперь вам нужно подумать о другом:
Продолжайте задавать вопросы, вы на правильном пути - однозначного ответа на проблему архивирования нет.
Правило №1: Игнорируйте (вежливо) всех, кто не платит за архив.
Все приведенные выше ответы превосходны, но они упускают из виду одну вещь: важно то, что "кто за это платит?"
У отдела, который платит за это, есть требования: как быстро данные могут быть восстановлены, продолжительность хранения данных, требования безопасности и т. Д. У других людей может быть «полезный совет», но если они не платят за это, это просто предложение.
Никто хочет архивы. У них есть какая-то внешняя причина в них нуждаться. Обычно это «клиенты» или «комплаенс», или их сочетание. Если ответ - «клиенты», то какой-нибудь менеджер по продукту должен иметь представление о том, что им нужно. Если ответ - «соответствие», то какой-то менеджер должен быть в состоянии объяснить, что требуется, а аудиторы могут подтвердить эти требования.
Должны быть компромиссы. После получения требований вы должны вернуться с предложением со стоимостью. Людям, нуждающимся в архивах, может потребоваться что-то менее дорогое, и тогда вы должны быть готовы обсудить (удалить) функции.
Иногда вопрос «кто платит» меняется на противоположный. Однажды я был в компании, где юридический отдел требовал заархивировать определенные документы, но нам приходилось платить за архивирование. Поэтому мы составили предложение и попросили их подписать его. Мы платили за это, но делали только минимум, чтобы «прикрыть задницы».
В другой раз от меня потребовали заархивировать определенные данные в рамках судебного процесса. Юридическому отделу нужно было отслеживать все расходы, связанные с судебным иском (я думаю, что в случае победы мы сможем заставить истца оплатить наши расходы). Они дали нам специальный код центра затрат, чтобы использовать его для покупки лент, оплаты доставки, коробок, новых ленточных накопителей, рабочей силы и т. Д. Если бы они не были готовы оплачивать наши затраты, мы бы никогда не сделали такую хорошую работу.
1) Данные должны храниться столько, сколько необходимо в соответствии с правовыми ограничениями, установленными вашей отраслью.
Это означает, что если вы работаете в финансовой сфере, у вас другие требования, чем в частной сфере, в сфере интернет-провайдеров или в других сферах.
2) юридические последствия являются функцией №1
3) Самый простой способ - использовать известные сторонние организации для архивирования. Я использую Global Relay для архивирования сообщений, потому что у них есть много-много сервисов, доступных в случае аудита и т. Д.
4 -... Сначала вам нужно решить, к какой отрасли вы относитесь, затем к каким требованиям и судебным искам вы относитесь, тогда мы, возможно, сможем помочь, но ваш корпоративный поверенный будет лучшим советником. Как только он даст вам совет, задайте вопрос, связанный с тем, что, по его словам, вы должны архивировать. Мы не можем решить это за вас.
Хорошим ресурсом для этого может быть проверка сайтов таких поставщиков, как Iron Mountain - они занимаются архивированием и резервным копированием, поэтому у них должна быть некоторая информация и рекомендации, которые должны быть полезны.