Я вошел в корпоративную среду на базе Windows, где управление документами включает соглашения об именах папок с числовыми или буквенными префиксами (например, 1 Admin, 2 Executive, 3 Marketing) и соглашения об именах файлов со встроенными датами и инициалами (например, mmddyy-file-name- version-author-initials), ни один из которых не соблюдается последовательно.
Мне кажется, что нам нужно отойти от этих соглашений об именах папок и файлов, но предоставить альтернативу, которая включает контроль версий, понятный для нетехнических конечных пользователей.
Какие средства вы бы порекомендовали от этого?
Помогут ли конечным пользователям решения для управления документами на основе браузера, такие как WSS или Alfresco?
Могут ли они быть реализованы параллельно с обычными интерфейсами типа проводника Windows?
Если решения на основе браузера не подходят, как мы можем реализовать контроль версий на нашем файловом сервере?
Спасибо
Чувак, я много лет боролся с этим. Если вы хотите потратить много денег, существует ряд коммерческих систем управления документами. Если вы не можете потратить много денег, вы, вероятно, захотите посмотреть на решения с открытым исходным кодом или бесплатные решения. Вы выбрали две большие: WSS и Alfresco.
Большая проблема с внедрением состоит в том, что системы управления документами сложны для понимания и использования. И Alfresco, и WSS позволяют довольно легко работать с документами Microsoft Office непосредственно из приложения через протокол Sharepoint, и я считаю, что оба находятся на пути к поддержке CMIS, что может облегчить или не упростить задачу в будущем (для других приложений). .
Большое преимущество систем управления документами, по крайней мере, в случае, который вы описываете, заключается в том, что вы можете форсировать модели контента. То есть вы можете принудительно применять требуемые метаданные для каждого типа контента, и эта метаинформация живет и умирает вместе с документом. Больше никаких глупых соглашений об именах файлов и папок.
Тогда, конечно, у вас есть стандартные преимущества: возможность поиска, контроль версий, рабочий процесс и т. Д.
Оценив как Alfresco (и Alfresco Share), так и WSS, я бы сказал, что WSS поможет вам работать намного быстрее, чем Alfresco. Во-первых, WSS выполняет встроенную аутентификацию Windows / AD из коробки. Alfresco может это сделать, но настроить его нетривиально, особенно если вы не знакомы с веб-приложениями на основе Java (много XML!). Во-вторых, вы можете легко создавать свои модели контента в WSS через браузер. В этом отношении работать с Alfresco значительно сложнее, и вы обнаружите, что взламываете довольно много XML-файлов для достижения той же цели.
На мой взгляд, Alfresco чрезвычайно мощный, но наполовину представляет собой полноценное приложение и наполовину фреймворк. Другими словами, у него есть нормальный веб-клиент, который может многое, но его реальная выгода заключается в его основном репозитории, который вы можете получить через «веб-скрипты» javascript, CMIS, Java и т. Д. Если вы собирались Для создания системы управления документами для вашей корпорации Alfresco станет отличной базой для начала.
На вашем месте я бы установил и WSS, и Alfresco и поиграл бы с ними (обязательно попробуйте Alfresco Share в дополнение к стандартному приложению Alfresco Explorer). В течение нескольких недель вы будете хорошо понимать, на что они способны, и собираетесь ли вы получить какое-либо одобрение со стороны ваших пользователей. Обязательно уделите внимание крайним случаям. Я обнаружил, что эти системы отлично подходят для файлов MS Office, но работа с различными другими приложениями может быть довольно сложной.
Это подводит меня к другой части вашего вопроса: да, Alfresco и WSS могут предоставлять интерфейсы, подобные «проводнику», для своих репозиториев документов. WSS делает это через специальный WebDAV, а Alfresco может предоставить как WebDAV, так и собственный интерфейс CIFS (общая папка Windows). К сожалению, неизвестно, будут ли они работать с конкретным приложением. Попробуйте открывать и сохранять файлы из Adobe Creative Suite из WSS и в WSS через WebDAV ... не слишком надежно. Попробуйте использовать поддержку CIFS Alfresco для сохранения модификации существующего файла в приложении, которое сохраняет, удаляя и перезаписывая исходный файл, например gedit .... управление версиями потеряно. Мля.
Опять же, я не говорил о более дорогих вариантах (даже MOSS довольно дорогостоящий). Возможно, вам стоит поработать с поставщиком, который может предоставить консультацию, чтобы вы не застряли, пытаясь сделать это в одиночку ... или, по крайней мере, с более надежным и удобным решением. Но на самом деле, это начнется где-то в районе 25-100 тысяч. Удачи в продаже, если люди даже не осознают, что есть проблема.
Помимо систем управления документами, у вашей проблемы нет решения. Ваша общая файловая система будет расти, расти и расти.
Microsoft MOSS справится с этим. Потребуется больше узнать о том, какое оборудование и какая версия Windows. МОСС, если установка бесплатна. SharePoint выходит за рамки затрат $$