Ближе к концу прошлого года мы начали использовать сервисы Mimecast, в частности, их облачное архивирование электронной почты. С тех пор мы выпускаем надстройку Mimecast Services for Outlook (MSO).
Мы сообщили пользователям, что будем обучать их в ближайшие несколько месяцев, но не требовать им использовать Mimecast, но мой босс заявил, что мы избавляемся от личных папок (файлов pst), помещая их в Mimecast. Неудивительно, что это вызвало некоторую негативную реакцию. Хотя, правда, кому нравятся перемены?
Я знаю ИТ-причины избавления от личных папок (неэффективные, ненадежные, единый доступ и т. Д.), Но с точки зрения среднего пользователя, если у них не было ни одной ошибки, они видят в них простой и единственный способ архивирования электронных файлов. mail, когда их почтовый ящик на 200 МБ заполнен.
Итак, что я могу сказать пользователям, чтобы они поняли, почему личные папки - не лучшее решение?
ОБНОВИТЬ:
Я прочитал комментарии и ответы. Вы дали мне о многом подумать. Вот почему потребовалось время, чтобы ответить.
Во-первых, я хотел бы прояснить, что мы даем пользователям альтернативу. Mimecast имеет неограниченное хранилище, удаленный доступ и ряд других функций, которые мы пытаемся продвигать среди пользователей.
Лимит в 200Мб вряд ли изменится. И до сих пор обновление Exchange с 2003 до 2010 только обсуждалось, но не считается текущим приоритетом.
Я хорошо понимаю ваших пользователей. Вы делаете фундаментальную ошибку системного администрирования: вы создаете решение, которое легко для системных администраторов, но забываете о нуждах и требованиях пользователей. 200 МБ на пользователя - это просто безумие, и это ограничение вызывает у них проблемы, поскольку им приходится возиться с архивами и резервными копиями. Это потраченное зря время и деньги. Стоимость 1 Гб хранилища по сравнению со временем, необходимым для сортировки 1 Гб электронных писем, очень плохо с точки зрения затрат / выгод.
Почему бы вам не предоставить своим пользователям «неограниченное» пространство для хранения? На практике он не будет расти очень быстро. Это снимет всю проблему с локальным архивированием, когда пользователям больше не нужно будет удалять электронные письма.
Итак, вы должны сказать своим пользователям: «Вам больше не нужны личные папки. Мы будем хранить все электронные письма для вас и позаботимся о резервных копиях».
Лучший способ побудить пользователей воспользоваться новой услугой - убедиться, что она лучше, чем та, которую вы сейчас предоставляете, иначе в чем смысл. Я бы удостоверился, что у них есть возможность хранить более 200 МБ или они обучены тому, как удалять в своих почтовых ящиках большие вложения, хотя давайте будем честными, кто на самом деле это делает?
В прошлом году мы отошли от личных папок, и, несмотря на добавляемые несколько минут в неделю, я мог показывать пользователям, как чистить их почтовые ящики, я не оглядывался назад. Поначалу это определенно вызывало некоторый скептицизм, поскольку большинство пользователей привыкли ограничивать свои почтовые ящики 500 МБ и затем архивировать в .pst задолго до того, как я присоединился к компании пять лет назад, но постепенный переход к этому облегчил бремя.
Первым шагом было увеличение дискового пространства на сервере Exchange, затраты на которое были быстро оправданы для руководства, объяснив стоимость потерянных данных в поврежденной личной папке, а также время, затраченное на попытку восстановления поврежденных файлов .pst. купил довольно быстро.
Следующим шагом было написать документацию для пользователей о том, как уменьшить объем данных, которые они хранят в почтовых ящиках / личных папках. Лучший способ сделать это - объяснить, что это не обязательно, количество писем, которые у вас есть, которые занимают пространство, а также размер каждого электронного письма. Я показал им, что не все электронные письма одинакового размера, и как они могут освободить 50% данных, очистив 10% самых крупных писем. Я обнаружил, что 70% пользователей очистили свою электронную почту после этого.
Наконец, после объяснения пользователям подводных камней личных папок и преимуществ хранения почтовых ящиков, таких как автоматические ночные резервные копии их данных, которые могут быть восстановлены на определенный момент времени, если они что-то потеряют, возможность доступа к своей электронной почте из везде, где им нужно, а также заявив (с одобрения руководства), что мы больше не будем поддерживать повреждение личных папок, поскольку теперь доступна более качественная услуга (я должен добавить, что я никогда не отказываюсь поддерживать проблему, если она возникает, но я Я обнаружил, что иногда сообщать вашим пользователям, что что-то больше не поддерживается, достаточно, чтобы побудить их перейти на новую систему) Я перенес данные их личных папок в их почтовые ящики в качестве жеста доброй воли в течение нескольких недель.
Затем я в течение нескольких недель отслеживал объем данных, используемых каждым почтовым ящиком, и корректировал ограничения для каждого пользователя. Большинство остается с ограничением в 1 ГБ, несколько небольших требуют 2-3 ГБ, а некоторые другие - 500 МБ. Причина, по которой я не установил эти ограничения до миграции, заключается в том, что я полагал, что большинство пользователей удалит много старых писем, когда узнают, что все остальные это делают, что на самом деле сработало.
Это действительно просто. Что ж, это легко сказать и легко понять. Однако сделать это может быть сложно.
Проще говоря, вам нужно понять проблемы ваших пользователей, а затем вам нужно решить их проблемы, а не ИТ-отдела проблемы. Если они используют файлы PST, узнайте, почему, и устраните их. Если они не хотят меняться, узнайте, почему, и устраните это.
Я сочувствую причинам, по которым нельзя просто предоставить людям «неограниченное» место на почтовом сервере. Но я больше сочувствую людям, которые просто пытаются выполнить свою работу и вынуждены преодолевать препятствия, которые ИТ-отдел (как им кажется) ставит им на пути.
Вы можете подумать: «Но мы не чиним им препятствий». Я уверен, что вы не собираетесь этого делать, но учтите следующее: никто в здравом уме не стал бы хотеть использовать файл PST. Я имею в виду, действительно ли вы просыпаетесь утром в пятницу и думаете: «Это была тяжелая неделя. Думаю, я поверну ее вспять, угостив себя новым файлом PST!». По крайней мере я действительно надеюсь, что нет. Так что, если ваши пользователи делают это, то либо ВСЕ они сумасшедшие, либо у них есть проблемы, которые ИТ-отдел не решает.
Их нежелание использовать функцию mimecast могло быть связано с отсутствием понимания того, как она работает, возможно, это не было должным образом объяснено им с их точки зрения (как айтишники мы обычно сосредотачиваемся на том, насколько крутая часть технологий есть, а не то, как это облегчает жизнь нашим клиентам), или это может быть проблема доверия - если ИТ-отдел в прошлом не помогал в области электронной почты, а пользователи сами создавали PST-файлы в отчаянии, тогда они могут увидеть новый система как «захват», чтобы отобрать у них контроль над их данными и вернуть их под режим, который не всегда отвечал их потребностям.
Файлы PST получают плохую упаковку, а иногда и раздутые и необоснованные. Если моя компания использует сервер Microsoft Exchange, то использование файлов PST обычно не одобряется. Если моя компания использует внешнего поставщика электронной почты, который поддерживает только POP, то альтернативы использованию файлов PST практически нет. Дело не в том, что файлы PST плохие, а в том, что пользователи обычно позволяют им расти до гигантских размеров, и в том, что ими нелегко управлять с точки зрения системы. Я согласен с pehrs в том, что вы создаете систему, которая работает для управления, не принимая во внимание потребности ваших пользователей. Вы предлагаете что-то отнять у ваших пользователей, не предоставляя им способа сохранить свои электронные письма, если они превысили любой лимит размера почтового ящика, который вы выбрали.
Я вижу здесь много вопросов, которые относятся к шаблону «это плохо» или «Я знаю, что не должен этого делать» без необходимого анализа того, почему «это плохо» или почему «я не должен этого делать». this »в конкретном сценарии. Использование файлов PST - это одна из тех тем, где существует множество преувеличений «файлы PST - зло», которые просто прыгают на подножку, не задумываясь критически о том, как они применимы в вашей конкретной ситуации. Действительно ли файлы PST злы? Неужели они такие плохие? Ответ - нет. Могут ли они быть проблемными? Да. Ваша задача - проанализировать риски и преимущества их использования в вашей организации и определить, является ли их использование работоспособным решением, а если нет, внедрить альтернативу, которая работает для ваших пользователей.
ИТ-персонал, ресурсы и инфраструктура необходимы для того, чтобы бизнес стал умнее, эффективнее, продуктивнее и прибыльнее. Вы для них, а не наоборот.
Я один из тех пользователей, которые используют Lotus Notes и имеют ограничение до 200 МБ.
Я знаю, что вы говорите об Outlook, а не о Notes, но я должен сказать, что Lotus Notes ужасен (пожалуйста, никогда не применяйте это); его ужасно открывать, использовать, перемещаться и создавать сценарии. Так что это скорее предупреждение, чем ответ на ваш вопрос.
200 МБ - это тоже глупо, особенно когда вы получаете отчеты Excel размером 3–10 МБ, или кто-то хочет добавить нередуцированные изображения / подписи в свои электронные письма или даже обычные электронные письма в формате HTML. Сегодня минимум должен составлять 2 ГБ на почтовый ящик, но на самом деле рекомендуется где-то 5-10 ГБ. Однако имейте в виду, что люди всегда будут использовать / максимизировать то, что им дают. Если вы дадите им 10 ГБ, они в конечном итоге воспользуются этим объемом и попросят еще. С другой стороны, 200 МБ - это почти ничто, это почти эквивалентно 10 МБ, поскольку они удаляют и освобождают место каждый раз, когда получают новую почту.
Что касается проблем с Outlook и pst, файл pst может быть хорошим. Файл .pst используется не только для локального хранения электронных писем, он также имеет:
Я думаю, что информация из локальной адресной книги (контактов) - это ключевая вещь, которую люди могут не захотеть использовать в облачной среде. Вам следует подумать о том, чтобы синхронизировать ваш PST-файл с вашим сетевым профилем, чтобы к нему можно было получить доступ из любого места.
С другой стороны, у файлов .pst есть некоторые недостатки, а именно:
Ключевые заинтересованные стороны со стороны бизнеса должны понимать, почему ИТ-отделы хотят удалить файлы PST. Значит, люди в окопах, а также люди исполнительного типа.
PST-файлы для пользователей не «плохие» или «злые» - они являются важным инструментом, который позволяет им выполнять работу. Большинство людей не осведомлены о рисках для компании в случае судебных разбирательств или других негативных факторах, из-за которых ИТ-специалисты не могут спать по ночам. Архив, доступный через Outlook, должен заставлять конечных пользователей делать сальто назад - тот факт, что это не так, означает, что вам нужно работать над общением с ними.