Недавно я унаследовал беспорядок ИТ-системы (мы даже не используем домены и групповую политику, несмотря на наличие сервера).
Одна из основных проблем, с которыми я часто сталкиваюсь, заключается в том, что файлы данных пользователей Outlook достигают огромных объемов (например, 49 ГБ), и, как вы понимаете, это вызывает некоторые проблемы. Мы используем биржу Microsoft, размещенную через Rackspace. Наши сотрудники утверждают, что им необходимо сохранить эти электронные письма, поскольку мы являемся компанией по страхованию титулов.
Мой вопрос: есть ли лучший способ разделить эти файлы данных на части и просто сохранить файлы, которые им нужны в данный момент, и сделать резервную копию удаленных писем для просмотра позже? Да, я знаю, что могу попытаться экспортировать удаленную папку электронных писем в файл данных Outlook, но сам этот файл будет огромным, и для завершения резервного копирования для каждого пользователя потребуется много часов. Если это лучший способ, я, вероятно, смогу сделать это в одночасье, но я просто ищу более изящный / быстрый способ справиться с этим. Я чувствую, что все, что я делаю с этими письмами, требует времени. Возможно, это звучит как глупый вопрос, но наши пользователи очень разборчивы, и изменения пугают их до чертиков.
У вас есть несколько вариантов. Вы можете создать для пользователей архив Exchange и создать политику хранения для перемещения данных в архив (вы можете указать время). Это переместит данные из основного почтового ящика и предотвратит раздувание OST.
Вы также можете использовать ползунок синхронизации в Outlook, чтобы гарантировать, что только ограниченный набор данных загружается в файл OST (для этого требуется Outlook 2013 или 2016). Без GPO было бы сложно обойтись.
У вас также есть много сторонних продуктов, которые могут архивировать данные Exchange, но я не уверен, как они будут работать в размещенной среде.
Надеюсь это поможет.
(Я отвечаю на это, потому что это близкая мне тема, но это пограничный вопрос для ServerFault, потому что в нем есть огромный компонент «управления пользователями» в дополнение к техническим аспектам.)
Как сказал Свен в комментариях, если у вас есть юридические требования к хранению, вы необходимость подходящее решение для архивирования. Вы отметили это обмен, и если это верно, существует множество инструментов для архивирования, хранения и применения политик.
Еще одна вещь, на которую, как я подозреваю, нужно обратить внимание, - это управление документами. Если у вас есть пользователи с гигабайтами электронной почты, я уверен, что у вас действительно есть люди с гигабайтами электронной почты. вложения. Ваши пользователи хранят все эти электронные письма с вложениями (возможно, с большим количеством избыточных), потому что они привыкли использовать электронную почту для управления документами ... они по сути используют электронную почту в качестве метаданных для документов.
Если это так, есть другие инструменты для Outlook и Exchange, которые могут дать вам больший контроль над вложениями, и если ваши пользователи полагаются на электронную почту для хранения документов с контекстом, тогда другие инструменты, на которые вы можете обратить внимание, предназначены для извлечения писем из Outlook. .
Хотя внедрение новых бизнес-процессов для лучшего управления вашими документами и информацией не является строго технической проблемой, если вы отвечаете за ИТ, это является область, в которой вы можете поддержать бизнес, найдя более совершенные технологии для людей.
Если они хотят оставить его в стойке. Я считаю, что у них есть функция архивирования, которую вы можете использовать для архивации старой почты, чтобы она создавала резервную копию и не учитывалась при подсчете данных почтовых ящиков. Или разместите файлы на сервере, для которого выполняется резервное копирование, чтобы они могли получать электронную почту из своих почтовых ящиков.