Одна из рассматриваемых стратегий:
Если бы был быстрый поиск вспомогательных инструментов, например, «архивирование файлов на основе политик с открытым исходным кодом» и т. Д. «EMC SourceOne», похоже, был бы полезным инструментом, но не уверен, есть ли доступная альтернатива.
Оказывается, некоторые сценарии могут помочь с нашими простыми потребностями:
robocopy c:\Users\<username>\Desktop c:\trash\<username> /S /COPYALL /minage:7 /XD "Document Library" /MOV /V
Переместите все файлы старше 7 дней в корзину, кроме файлов в официальной «Библиотеке документов».
У нас есть хорошо обслуживаемый внутренний веб-сайт для управления записями политик и процедур.
Однако есть небольшая область, касающаяся рабочих столов / профилей пользователей, над которой мы сейчас работаем. Мы стремимся переместить как можно больше записей, управляемых электронными таблицами, в веб-приложения и т. Д. Я думаю, что нам нужно лучше управлять, так это переход «активных» файлов, используемых для немедленного выполнения работы, в «неактивные» файлы, где через несколько месяцев или лет они могут быть использованы как справочные.
К сожалению, это лишь один из фактов профилей пользователей / сетевых ресурсов, что пользователи расточительны / дезорганизованы и т. Д.
Если вы полны решимости использовать какой-либо инструмент или сценарий для наведения порядка или удаления вещей в «неофициальных» местах, убедитесь, что руководство на вашей стороне и поддержит вас. То же самое, если вы решите ввести какую-то дисковую квоту.
Другими словами, я думаю, что это проблема пользователя, а не техническая проблема, и для ее решения также потребуется компонент «люди».
Удачи!
(P.S. Запросы рекомендаций по программному обеспечению не по теме, поэтому я не делаю их, извините.)
ХОРОШО. Учитывая ваш ответ на вопрос (в комментариях) о реальной проблеме с точки зрения системного администратора, я обрисую используемый мной подход. Это сочетание четкой политики и простой структуры файловой системы.
Политика: Каждый пользователь «владеет» своей общей файловой системой. ОНО им не владеет; пользователь делает. Но, как и владение землей в черте города, владение связано с ответственностью. Даны четкие директивы относительно того, что можно, а что нельзя хранить в общих папках. Так, например, файлы, связанные с работой, могут храниться в общих папках; личной музыки и фильмов может не быть.
Наоборот, каждый файловый ресурс принадлежит определенному человеку. Это важно. Если ИТ-отдел знает, кто чем "владеет", ИТ-отдел никогда не должен делать предположений о коммерческой ценности данных, находящихся в "общедоступных" областях. Мы можем просто пойти к владельцу и сказать что-то вроде «Эй, у вас есть этот каталог, полный неизвестных данных; пожалуйста, подтвердите это с точки зрения бизнеса, или мы удалим его».
Каждый общий доступ к файлам имеет квоту (максимальный размер каталога), и эта квота изначально намеренно установлена довольно низкой, скажем, 200 МБ. Владелец файлового ресурса (и только его владелец) может запросить увеличение квоты, но только по служебной причине, одобренной руководителем пользователя. ИТ-отдел может проверить каталог на соответствие политике перед увеличением квоты. ИТ-специалисты могут искать, казалось бы, неиспользуемые данные и просить владельцев обосновать дальнейшее использование дискового пространства.
Когда пользователь покидает компанию или меняет работу, его / ее пользовательский каталог и любые папки \ Public или \ Project «наследуются» их непосредственным руководителем, которому дается определенное количество времени (например, 14 дней) для извлечения или распространять любые данные, найденные в этом общем ресурсе, или находить для них нового владельца, прежде чем ИТ-служба удалит их все.
Макет файлового ресурса. Каждый пользователь по умолчанию получает что-то вроде этого примера для пользователя по имени Боб:
\Users\Bob
\Users\Bob\Private (default permissions set so only Bob can read/write here)
\Users\Bob\Public (default permissions set so any employee can read/write here)
Боб имеет полный контроль над разрешениями и может при необходимости создавать подпапки. Если он хочет разместить данные проекта, он может создать \ Users \ Bob \ Public \ ProjectBlue и установить разрешения по своему усмотрению. С помощью ИТ, если ему это нужно.
В какой-то момент ProjectBlue может перерасти Боба и переместиться в другую иерархию. Скажите \ Public или \ Projects или что-то еще. Это выглядит так:
\Public\ProjectPurple (owner: Sam Spade)
\Public\NewEmployeeDocs (owner: current head of HR)
\Public\AdvertisingCampaigns (owner: Pat Seyjak)
... and so on.
я бы очень опасайтесь запускать сценарии очистки через файловые системы. Работа ИТ-отдела заключается в поддержании работоспособности систем данных по причинам, связанным с бизнесом, точно так же, как в отделе обслуживания есть работа по обеспечению рабочих столов каждому сотруднику. Производственные предприятия не хотят, чтобы сотрудники держали хомяков в ящиках стола, но они не ходят убирать за них ящики стола. Слишком много путей, которые могут пойти не так. Представьте, как бы вы себя чувствовали, если бы каждый месяц объекты перебирали ваши ящики и перемещали все, что они не понимали, в какой-нибудь шкафчик в подвале, заставляя вас спускаться туда и забирать его, прежде чем они вытащат все невостребованные вещи на свалку.
Мы в ИТ не знаем всех аспектов бизнеса. Если мы возьмем на себя задачу прочесать все данные и решить, какие из них важны для бизнеса, а какие следует изолировать и удалить, мы создадим множество возможностей для совершения ошибок, прерывания рабочих процессов и создания неприязни между нами и нашими пользователями.
Но мы можем создать простые правила и организационные иерархии, которые вернут ответственность туда, где она принадлежит: на сотрудников, ближайших к тому аспекту бизнеса, который генерирует данные.
В любом случае, это мои (длинные!) Два цента. Это может относиться или не относиться к вашей ситуации.
Примечание: «владелец» может быть слишком сильным словом. Возможно, вам придется изменить это в соответствии с культурой компании. Подумайте «управляющий», «правопреемник» или «принципал».
Кроме того, может быть полезно иметь определенные показатели. Например, полезны общие годовые капитальные затраты и затраты на обслуживание хранилища. Если, например, вы тратите 400 тыс. Долларов в год на хранение данных (включая оборудование, питание, резервное копирование, контракты на обслуживание, время администрирования и т. Д.), А Боб каким-то образом «владеет» 22% всех используемых дисков. space, теперь вы можете обсудить это использование с руководством в конкретных и понятных терминах.
Просто перенаправьте рабочий стол и специальную папку в общий сетевой ресурс для каждого пользователя и запустите сценарий PowerShell, чтобы переместить старый файл, и у вас будет возможность сканировать mp3 или запрещенный файл.
Отредактировано: для файла, который предназначен для отдела, но пользователь сохраняет в своей системе или в своей личной папке, просто скопируйте туда файл пользователя и сообщите пользователю, если у вас есть грин-карта.