Мы управляем медицинской организацией среднего размера (400 пользователей) (также известной как больница). Мы - организация Windows; наши принтеры можно разделить на три группы:
ведомственные принтеры, размещенные на сервере в нашей матричной организации (я думаю, что это Linux)
ведомственные принтеры, размещенные на одном из наших серверов
местные принтеры
В течение многих лет я видел в наших журналах пачки бумаги, потраченные на работу, не связанную с работой, но никто не хотел «раскачивать лодку». Теперь самое важное - это сократить расходы, чтобы что-то можно было сделать.
Я хотел бы попросить совета / стратегии / инструментов, которые можно использовать, чтобы избежать злоупотреблений. Я вижу два основных пути:
ограничение печати, поэтому вы можете печатать только с утвержденных путей. Мне такой подход не нравится, потому что:
проверка журналов на предмет злоупотреблений и сообщение о них. Проблемы с этим методом:
Я почему-то предпочитаю второй подход (меня не волнует, если пользователь иногда печатает несколько страниц, и я думаю, что это менее разрушительно).
Чтобы обсуждать инструменты, они должны работать в Windows. Было бы лучше, если бы они также работали с Linux, но это не является строго необходимым (я мог бы перенести принтеры с Linux обратно на свои серверы Windows).
Мы прошли похожую сделку и в итоге пришли к «социальной справедливости», если это даже крылатая фраза.
У нас не было желания иметь дело с обширной регистрацией / отчетностью или временем, которое потребовалось бы, чтобы арестовать и осудить кого-либо за злоупотребление принтером.
Итак ... в итоге мы сделали следующее:
Внезапно наши расходы на печать резко упали, особенно на самую дорогую цветную печать.
Несмотря на то, что на самом деле мы не ведем никаких журналов / отчетов, небольшой белой лжи, которой мы являемся, достаточно, чтобы заставить большинство людей не злоупотреблять принтерами.
Если вы ищете инструмент, я могу порекомендовать PyKota; Я использовал его для введения квот на печать в среде государственной школы. Это GPL и коммерческая поддержка.
Я думаю, что вам следует изучить решение MPS, вероятно, лучшее для вашей среды, поскольку я читал, будет Papercut (MF, если у вас есть MFP, или NG, если у вас нет).
Этот пакет позволяет вам квотировать пользователей, отслеживать тенденции в печати, ограничивать определенные документы монохромными и т. Д. Это очень мощная утилита, которая, без сомнения, сократит ваши расходы на печать. - Он также не требует использования сторонних мониторов портов.
Для меня слишком много преимуществ, чтобы просто перечислить здесь в одном ответе. Взгляните на веб-сайт компании, чтобы узнать, как это может принести вам дополнительную пользу. Конечно, если у вас есть что-то, о чем вы хотели бы меня спросить, пожалуйста, отправьте мне сообщение.
Последнее, что нужно добавить с умом, - это возможность добавлять javascripts в ваши очереди печати. Это позволяет вам использовать всплывающие подсказки, если кто-то распечатывает большой документ в цвете, затем открывать, чтобы отбросить задание, заставить его использовать более объемный / более экономичный принтер. Я уверен, что в этом продукте вы найдете то, что вам нужно.
Не говоря уже о том, что вы можете получить бесплатную 40-дневную полностью рабочую версию с их веб-сайта.
Вы используете обычные принтеры или копировальные / многофункциональные устройства? В последнем случае есть инструменты учета и функции МФУ, которые могут в этом помочь. Код ключа защищает функцию цветной печати. Если вы используете AD, возможно, запустите учет заданий по пользователям. Используйте поставщика вашего принтера, если он есть. Это распространенные сценарии, и в них могут быть более конкретные предложения по управлению использованием.
Уже есть пара идей, но я добавлю еще одну:
Расположите принтеры так, чтобы они были хорошо видны окружающей рабочей среде.
Если все знают, что им нельзя печатать материалы, не относящиеся к работе, то другие люди, увидев это, будут препятствовать нарушению политики. Не размещайте принтеры за полками в самых темных углах коридоров. Вместо этого поместите их в такие места, где люди будут видеть, что там происходит.
Если в вашей организации уже есть камеры видеонаблюдения по другим причинам, вы можете разместить некоторые из принтеров где-нибудь рядом с местами расположения камер (даже не обязательно, чтобы они были в поле зрения камеры :).
Попробуйте «PaperCut», который позволяет вам устанавливать бюджеты для разных пользователей и групп.
Прежде чем приступить к решению технической проблемы, вы должны сначала принять во внимание, что существует три различных сценария, которые влияют на вашу способность экономить затраты на печать:
- Network printers managed by you.
- Network printers managed by another organization.
- Departamental printers.
Ваше первое действие должно состоять в том, чтобы «поиграть в офисную политику», чтобы иметь под вашим контролем единственный способ печати: вы не можете экономить деньги в области, которую вы не контролируете.
Это дает дополнительное преимущество в плане экономии: за счет стандартизации печати и централизации закупок расходных материалов вы можете получить более выгодное ценовое предложение от своих поставщиков. Наверное, это того стоит.
Получив контроль над печатью, вы можете решить, какие технические меры вы можете предпринять.
Поскольку вы работаете в медицинской организации, я советую вам внедрить решение «вытяжной печати», чтобы также обеспечить конфиденциальность (вы можете продать эту идею высшему руководству, используя только идею конфиденциальности).
При использовании «вытяжной печати» ваши пользователи будут отправлять свои задания на печать на сервер печати, а затем им придется подойти к принтеру и войти в систему, чтобы получить задание на печать. Это имеет недостаток: печать медленная (нельзя просто отправить задание на принтер и забрать его через 10 минут); но также снижает потребность печатать все (когда пользователям приходится ждать, чтобы что-то напечатать, внезапно меняется экономика печати: печать больше не БЕСПЛАТНА).
Мы использовали Ricoh's Print & Share с большим успехом.
Смотрите их сайт: http://www.printandshare.info/overview/eco и http://www.printandshare.info/overview
У нас есть профили, чтобы заставить наших пользователей (группы безопасности в AD) печатать в черно-белом режиме. Удаляем пустые страницы в некоторых профилях и т.д ... Очень хорошее решение. Высокая кривая обучения, но после дня «игры» с этим вы поймете силу. Мы сравнили PaperCut и Print & Share и обнаружили, что это более доступно, и мы можем легко применять новые правила, просто создав или изменив профиль.