Меня попросили составить документ, содержащий все наши ежегодные закупки для ИТ.
Как люди это организуют. Сейчас у меня есть простая таблица с элементами слева и месяцами вверху. Выглядит ужасно и просто не отображает всю информацию, которую я хотел бы включить. Есть ли у кого-нибудь опыт работы с программой (желательно бесплатной), которая отслеживает и, возможно, напоминает о повторяющихся покупках.
Например, нам нужно покупать чернила для принтера, чистые компакт-диски, сжатый воздух и другие расходные материалы. Кроме того, мы ежегодно меняем компьютеры и имеем лицензии, которые необходимо обновить. Также доменные имена.
Даже шаблон Excel, который я мог бы модифицировать с нашими данными, был бы большим подспорьем.
Я часто создаю электронные таблицы, исходя из ожиданий бухгалтеров и требований моего отдела. Обычно я получаю от этого наибольшую пользу, обеспечивая согласование между ИТ и бухгалтерским учетом, а также отслеживая исторические и повторяющиеся расходы.
Я обычно выделяю текущие расходы в отдельную таблицу. Например, повторяющиеся контракты на поддержку, лицензирование и обслуживание будут отслеживаться отдельно. Ключевые детали будут включать продолжительность контракта, ежемесячную стоимость, годовую стоимость, условия выставления счетов, описание и поставщика услуг.
Для исторических расходов за год это была бы довольно простая таблица. Дата покупки, поставщик, любые примечания, стоимость, способ оплаты, покупатель и любые применимые справочные номера. (Номер заказа на поставку, категории учета и т. Д.)
Для напоминаний я бы рекомендовал использовать общий календарь. У нас есть повторяющиеся задачи и стандартные процедуры в моем отделе, которые часто попадают в ловушку продления. Мое предпочтительное решение - напоминание как в общем ИТ-календаре, так и в личном календаре ответственного сотрудника. Некоторые вещи можно отслеживать, например, истекает срок действия SSL-сертификата. При наличии контракта на поддержку поставщики часто также рады напомнить об этом.