Как лучше всего работать с аккаунтами электронной почты для работы

Ни один из подходов. Вместо этого вам следует выполнить одно из следующих действий:

• Создайте общий почтовый ящик и предоставьте доступ всем пользователям, которым нужно читать из него почту. Информацию о настройке можно найти здесь: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/email/create-a-shared-mailbox?view=o365-worldwide. Этот подход похож на общую учетную запись, за исключением нескольких вещей:

  • Не требует специального входа в систему. После того, как пользователь авторизован в почтовом ящике и он добавит почтовый ящик в свою конфигурацию Outlook, он будет работать так же, как любой другой почтовый ящик в его обычной учетной записи. Это значительно упрощает работу ваших пользователей, а также значительно упрощает работу, если вам по какой-то причине необходимо отозвать доступ для пользователя (вы просто отменяете доступ для этого пользователя, учетные данные не нужно менять вообще).
  • Если почтовый ящик достаточно мал, ему не нужна лицензия. В настоящее время ограничение на размер составляет 50 ГБ (что является много почты). Если он достигает этого предела, существует льготный период для получения почты, поэтому вы можете добавить лицензию без потери входящей почты, но он не может отправлять электронную почту, пока не будет добавлена ​​лицензия.
  • Некоторые варианты Outlook не поддерживают общие почтовые ящики. Примечательно, что версии для мобильных устройств и macOS не могут получить доступ к общим почтовым ящикам.

• Создайте группу Office365, содержащую нужных пользователей, а затем настройте ее, чтобы участники могли отправлять электронную почту от имени адреса группы. Информацию об этом можно найти здесь: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/create-groups/create-groups?view=o365-worldwide и тут: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/create-groups/allow-members-to-send-as-or-send-on-behalf-of-group?view=o365-worldwide. Это больше похоже на ваш подход к переадресации, он не требует никаких лицензий, а ответы по сути не будут видны всем участникам.

У Microsoft есть официальная страница, на которой сравниваются эти подходы: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/admin/create-groups/compare-groups?view=o365-worldwide

Здесь следует отметить, что оба подхода (а также оба перечисленных вами подхода) имеют проблему в том, что другие пользователи не могут тривиально видеть ответы, отправленные данным пользователем относительно писем, полученных на общий адрес. Это можно легко исправить, просто попросив ваших пользователей всегда использовать «Ответить всем» вместо «Ответить» (я считаю, что вы действительно можете применить это в Outlook с помощью групповой политики, но я не уверен на 100%).