За свою карьеру я встречал довольно много пользователей, которые собирали электронную почту ...
Я управляю средой на 100 пользователей, где у пользователей ранее были квоты 100 МБ и базовое решение Cyrus IMAP / Postfix. Это привело к большому количеству локально хранимой почты и связанным с этим проблемам с хранением данных и потере почты из-за сбоев ПК.
Я быстро перешел на Exchange 2010 с MailArchiva (для обнаружения / архивирования) и уже почти год работает над этой установкой. Все входящие и исходящие данные архивируются и сохраняются в целях соответствия. Изначально я установил ограничение на размер почтового ящика 3 ГБ на пользователя. Некоторым пользователям требовалось дополнительное пространство для рабочих наборов писем, и они могли это обосновать, поэтому я сделал несколько исключений. Однако у меня есть один особенно плохой (но важный) пользователь, чей почтовый ящик в настоящее время содержит 22 000 сообщений, из которых 14 000 непрочитаны. Вероятно, дело не в количестве сообщений, а в характере письма; множество отчетов, выписок и больших вложений в формате PDF. Это тоже пользователь Blackberry, поэтому я подозреваю, что они читают почту выборочно, в зависимости от темы. Пользователь впервые достиг предела в 3 ГБ и не желает сокращать почтовый ящик. Я позаботился об их 3000 удаленных элементах, чтобы почта продолжалась, но я не понимаю, как обучать пользователей тому, как организовать свою электронную почту. Я могу установить строгие правила и быть упрямым, или я могу сидеть с пользователем и помогать сортировать и очищать почту. В любом случае, он не решает реальной проблемы, как помочь с образованием.
Есть ли у кого-нибудь здесь советы о том, как справиться с такой ситуацией? Мне нужны примеры руководств. Если вы используете политики в своей фирме, какие политики помогают держать людей под контролем?
Я считаю, что люди используют почту по-разному, но заставить их использовать определенный способ организации непросто. Возможно, я даже не лучший пример, но я также знаю, что оставить, а что удалить.
Обновить - Первая битва окончена, и я смог удержать пользователя в пределах лимита почтового ящика Exchange с помощью некоторого разумного сокращения. Однако я пошел, чтобы восстановить компьютер пользователя, и обнаружил локальный PST-файл размером 17 ГБ с чуть более чем 6500 подпапками! Пользователь копировал (не перемещал) сообщения в массив подпапок; иногда отдельные сообщения копируются / хранятся в нескольких папках. Знаки подчеркивания (_) и префиксы (a-z) использовались для управления порядком отображения папок в файле! Пользователь также отправлял CC'ы на исходящую электронную почту, чтобы иметь запись сообщений в папке «Входящие», которые позже будут помещены в одну из подпапок локального PST. Это абсолютное злоупотребление технологией и пугающий способ организации данных компании. Я передаю его владельцам, чтобы исправить ситуацию, так как теперь это ответственность компании.
Наше решение было очень болезненным. На одну из наших партнерских организаций (k12 education) был подан иск о раскрытии информации (FOIA). Стоимость сортировки тонны писем и исправления секретных битов была огромной (~ 100 тысяч долларов) из-за того, сколько было сохранено писем, которые могли соответствовать запросу. Наши юристы предложили, а наш суперинтендант ввел в действие строгую политику хранения, чтобы мы могли ограничить для нас расходы на запрос в будущем.
По умолчанию вся почта удаляется через 45 дней. Все, что необходимо сохранить по юридическим причинам, необходимо переместить в управляемая папка. Есть несколько разных управляемых папок с различными политиками хранения.
В любом случае, я считаю, что это должно быть бизнес-решение, а не жалобы ИТ-специалистов на хранилище. Сделайте все возможное, чтобы прояснить реальные затраты и указать на потенциальные затраты, связанные с огромным почтовым ящиком. Затем исполнительный директор принимает решение, исходя из затрат.
Произвольно назначенная квота не будет иметь смысла для пользователя.
Я считаю, что это не твоя проблема. На мой взгляд, это проблема какого-то менеджера. Я не думаю ты нужно быть крутым, но похоже, что это нужно кому-то.
Неограниченное хранилище электронной почты пользователя стоит денег компании. Пользователю не разрешат копить мусор в своем офисе - почему складирование мусора на почтовом сервере должно быть другим?
ИТ-специалистам приходится устанавливать ограничения на хранение данных из-за проблем с производительностью и резервным копированием. Это реальные, физические, осязаемые проблемы. Надеюсь, ваша корпоративная политика в отношении ИТ-безопасности, аварийного восстановления, хранения электронной почты, допустимого использования и т. Д. Решит проблемы такого рода.
Если вам абсолютно необходимо «помочь» пользователю, я бы подумал, как минимум, настроить правила Outlook для хранения входящих сообщений в папки «2010», «2011», «2012» и т. Д. В зависимости от даты получения. Затем пользователь (или вы) можете удалять старые электронные письма по годам. Это также уменьшит размер папки «Входящие».
Я был подрядчиком почти всю свою «ИТ-жизнь», так что мне никогда не приходилось сражаться в политических баталиях вокруг чего-то вроде этого. Если бы у меня был пользователь «C-level» (или в малом бизнесе владелец или семья владельца), у которого были такие проблемы, я бы скорее капитулировал, чем боролся. Я бы попытался, по крайней мере, представить экономическое обоснование, но я, вероятно, тоже откажусь от этого, и я определенно хочу, чтобы это экономическое обоснование было в письменной форме для целей «CYA», если их накопление приведет к возникновению операционных трудностей.
Это может быть чисто управленческая проблема, но, по моему опыту, такое решение слишком часто переходит к персоналу системных администраторов, который их оправдывает и обеспечивает выполнение. Поэтому моя работа как системного администратора - убеждать управление что здесь есть проблема, и к ней следует отнестись серьезно и разработать механизмы управления, которые могут быть полезны.
У одного из моих старых работодателей была система GroupWise, в которой в то время не было никаких механизмов квот (это было некоторое время назад, у GW она есть уже некоторое время). В итоге мы прибегли к методу давления со стороны сверстников. Каждый месяц мы распечатывали отчет о самых больших почтовых ящиках на сумму X долларов в каждом отделе и отправляли отчеты офис-менеджерам. В течение двух месяцев список пяти крупнейших почтовых ящиков стал намного меньше среднего размера.
Некоторые методы, которые я считаю полезными, чтобы убедить руководство обратить внимание на эту проблему:
Определить стоимость хранения почты
Если вы получаете возражение: «Но это делает Google», начните создавать электронные таблицы, которые показывают, сколько стоит почта. Менеджеры понимают стоимость. Вы или люди, у которых вы покупаете вещи, несете расходы на серверное оборудование, программное обеспечение, антивирусное программное обеспечение и другие связанные с этим расходы. Отсюда вы можете назначить количество долларов за МБ для хранения почты. Это позволяет получить прилично хорошую стоимость почтового ящика на 3 ГБ по сравнению с почтовым ящиком на 200 МБ.
Кстати, именно поэтому вы изучали алгебру еще в школе.
Это может происходить одним из трех способов:
Производить затраты на обновление почтовой системы
Если вышеперечисленное выходит за рамки ваших безумных навыков работы с электронными таблицами, создание планов обновления для опережения кривой потребления хранилища - хороший способ хотя бы начать разговор. Когда они видят bigbigmoney за обновления, они спрашивают, почему. А потом вы им расскажете. Когда они спрашивают, как избежать этих затрат, упомяните, что они оказывают давление на крупных почтовых пользователей.
Я сделал и то, и другое, чтобы оправдать простую покупку хранилища. Те же методы работают для электронной почты, когда у вас есть весь стек приложений, расположенный поверх вашей инфраструктуры хранения / резервного копирования. Доллары (или выбранная валюта) за единицу - отличный способ выделить затраты и опасность чрезмерного увлечения. Иногда это может вызвать очень значительные стратегические изменения (см. Также в облако!). Иногда это может привести к потере ресурсов.
С политической точки зрения, неплохо было бы дать несколько советов о том, как снизить потребление электронной почты. Но это все, что они есть, предложения руководству, которое должно их реализовать или убедить других менеджеров сделать это.
У нас была та же проблема, сейчас она под контролем, но я уверен, что она вернется.
Во-первых, редко возникает проблема с количеством сообщений - и это не в вашем случае, 22 000 - это ничто, в моем почтовом ящике содержится более 200 000 сообщений - это вложения & ^% $ #.
Я думаю, что вложения - ужасный способ хранения файлов, но многим он нравится, потому что он сохраняет некоторые метаданные: дату отправки или получения, а также то, кому файл был отправлен или от кого). К тому же люди просто ленивы - на сохранение и удаление вложений нужно время.
В нашем случае ключевым моментом было образование: мы позаботились о том, чтобы люди, которым «нужна» большая квота, понимали скрытые затраты (время резервного копирования и потребности в хранилище, время восстановления, кошмар, если возникнут юридические проблемы и т. Д.)
Затем мы убедились, что они понимают, что самая большая проблема - это вложения (именно поэтому я держал так много писем в сети - я тщательно избавлялся от своих вложений, поэтому я мог указать на свой почтовый ящик и сказать: «У меня в 20 раз больше почты, чем вы, но мой почтовый ящик меньше 1/4 размера ") и дал им инструменты, которые помогут им работать с вложениями.
Инструменты, которые мы использовали, в основном были для обучения - например, как сортировать сообщения по размеру, как сохранять вложения, как сохранять сразу несколько вложений, как также сохранять электронное письмо в файл, если им нужны «метаданные», как удалять вложения (и необходимость СОХРАНЕНИЯ изменений после их удаления), помощь в настройке структуры каталогов и т. д.
Ровно в двух случаях (и одним из них был я) мы смогли использовать сторонние инструменты, чтобы помочь. Есть множество инструментов, которые сохраняют сообщения и / или файлы, которые мы используем EZDetach и MessageSave, они в порядке, но не очень удобны для многих (честно говоря, ни один из продуктов, которые я искал для этой функции, не был достаточно простым для обычных пользователей). Один пользователь научился пользоваться программой, и ему понравилась идея запускать ее раз в месяц для извлечения и удаления всех вложений сразу. Для всех остальных, которые мы пытались использовать, они сочли это слишком сложным, поэтому мы остановились на базовом обучении Outlook.
В нашем случае это сработало, потому что президент был одним из крупных пользователей, а старший менеджер любил EZDetach. Они дали нам достаточный импульс, чтобы мы могли сказать людям: «Нет, никто не получит больше квоты электронной почты, если эти методы сработают для воротил, они будут работать и на вас!»
Похоже, у вас есть формальная политика, о которой сотрудники знают: существует лимит хранилища 3 ГБ без уважительных причин для исключения в особых случаях. «Я не читаю свою почту» не является (ИМХО) уважительной причиной.
Менеджер пользователя должен быть проинформирован о том, что пользователь отказывается соблюдать общеорганизационную ИТ-политику, и вы должны быть готовы представить бизнес-обоснование офисам высшего уровня, почему эта политика имеет смысл. (В наши дни, когда у каждого есть учетная запись Gmail, настоящим оправданием будет цена).
Если этому человеку действительно нужно дополнительное пространство, он должен предоставить вам письменное обоснование увеличения квоты.
Кроме того, вам следует отправить памятку CYA (на бумаге, сохраните копию) пользователям, у которых пороговое значение составляет 3 ГБ, и их руководителю (ам) с подробным описанием того факта, что пользователь перестанет получать почту, если они не уменьшат их использование или указать уважительную причину, по которой им нужно больше места. Один раз вы уже старались изо всех сил помочь этому человеку, поэтому на этом этапе после письменного уведомления он обязан принять меры (очистить или попросить увеличить квоту), в противном случае возврат почты станет их вина.
Вы должны сделать все возможное, чтобы избежать полного лица, когда фекалии попадают в вентилятор, потому что почта этого человека отскакивает.
Как известно, это действительно проблема управленческая, а не техническая.
Я бы поговорил с менеджером этого пользователя. Объясните ситуацию. Объясните, что дисковое пространство - это ограниченный ресурс. Объясните, что ему или ей действительно нужно поговорить с этим сотрудником и сообщить им, что им нужно уделять больше времени управлению электронной почтой, архивированию и удалению. Если менеджер не желает этого делать, проинформируйте его, что ему нужно будет пойти к [вставьте сюда большого руководителя уровня C] и объясните, почему его сотрудник настолько важен, что они не могут беспокоиться об управлении своей почтой, как все остальные. есть, и что [исполнитель уровня C] должен будет утвердить покупку дополнительного диска и пространства для резервных копий для поддержки потребностей этого пользователя.
Люди, которые не могут систематизировать свою почту, не ищут почту. Они даже не скучают по ним. Я предполагаю, что 22 000 писем в почтовом ящике не из этого года. Поэтому я бы каждый год перемещал почту в отдельные подпапки. Если даже этого слишком много для папки, добавляйте подпапку на каждый месяц.
Вот как я организовываю свою папку «отправленные», поскольку мне все равно, что я отправил. Если я хочу найти конкретный ответ на входящее письмо, я могу просто перейти к этой дате. Я организую только свою входящую почту.
Проблема с электронными письмами и документами в том, что размещать их в иерархической структуре на разных носителях - плохая идея. В идеальном мире их обоих можно было бы поместить в «коробки», пометить и пометить, а также связать между полями и содержимым коробки. В эти ящики также следует положить заметки, телефонные заметки, телефонные звонки, факсы, ...
Есть множество допустимых случаев, когда сохранение все (или, по крайней мере, большинство) электронная почта жизненно важна - большинство моих заданий было именно так: все электронные письма, касающиеся разных клиентов, что и когда было сделано, отчеты о состоянии и т. д.
Бьюсь об заклад, ваши пользователи скажут что-то вроде «но Google дает мне 7 ГБ ...», если вы скажете им, что у 3G есть жесткие ограничения.
Исходя из личного, анекдотического опыта - лучшей настройкой, которую я когда-либо имел, был мой первый колледж: в 1999 году нам дали сетевые квоты, которые должны были содержать нашу электронную почту, личные файлы, задания и личные веб-страницы. Какой процент использовался для чего, полностью зависел от каждого пользователя.