Я ищу здесь рекомендации по передовому опыту.
Каковы причины и против использования имен ролей в качестве префиксов учетных записей электронной почты вместо имени пользователя? Т.е.
"прием@domain.com" против "mary.jane@domain.com"
или
"developer13@example.com" против "john.smith@example.com"
И, кроме того, есть ли какие-то особые случаи, когда «общее правило» не должно применяться? Нравится на определенные роли? например. "прием", "контакт", "служба поддержки", "админ" ??
Мне просто нужно больше знать о плюсах и минусах, чтобы у меня было больше возможностей обратиться к руководству.
Основная причина ролевых обращений - люди меняют работу.
Намного проще сменить псевдоним почтового сервера так, чтобы прием @ или sales @ указывал на нового сотрудника или список рассылки группы, чем связываться с каждым клиентом, который когда-либо получал этот адрес, и просить их изменить свои адресные книги.
Дополнение для ясности:
С точки зрения бизнеса, клиенты хотят быть уверены, что они всегда могут связаться с кем-то, чтобы помочь им, но при этом имеют доступ к конкретным сотрудникам для управления клиентом / аккаунтом или поддержки / продаж более высокого уровня, когда это необходимо.
Для достижения этой цели я рекомендую использовать оба метода; Персонал должен иметь персонализированные / именованные учетные записи и быть членами псевдонима или списка рассылки / рассылки для своего отдела, роли или филиала - любое определение имеет смысл.
Какой адрес выдается или используется, затем становится бизнес-решением в отношении ожидаемых последующих действий / личных контактов / требуемых исторических знаний, текучести кадров и того, каковы «общие» запросы клиентов (например, сброс пароля может быть выполнен любым сотрудником службы поддержки)
Для клиентских ролей, отделов с высокой текучестью или где запросы могут быть выполнены любым сотрудником, клиентам может быть предоставлен псевдоним (поддержка @, продажи @, прием @) для этого отдела, гарантируя, что кто-то из этого отдела получит свою почту и иметь возможность следить за ними. Когда сотрудник уходит или меняет роль, возникает вопрос об изменении псевдонима или подписки на список рассылки.
Для ролей, где высокий уровень личных контактов, исторических знаний или где работа может выполняться только определенными сотрудниками, контакт может быть установлен с использованием указанной учетной записи. Я бы рекомендовал предоставить клиенту адрес-псевдоним, чтобы его не оставили в стороне, когда сотрудник покидает компанию или находится в отпуске.
Это определенно зависит от контекста - учетные записи с именами должны использоваться для того, когда люди захотят общаться с этим человеком. конкретно (например, «отправить этот файл Джону в учетную запись»), а ролевые учетные записи очень полезны, когда вам все равно ВОЗ в настоящее время выполняет эту работу, просто они получают ваше сообщение (например, «уведомить прием, что я ожидаю посетителя»).
У вас могут быть даже люди с личными учетными записями и ответственные за ролевые учетные записи или с доступом к ним - например, сотрудники службы поддержки: клиенты могут сначала отправить электронное письмо на адрес «helpdesk @ ....», а затем получить ответ от «ann.other». @ ... '. Вот как у нас это есть в моей компании, и это очень хорошо работает для нас.
Я обычно создаю группы рассылки с именами ролей и помещаю в группу заинтересованных лиц, если есть только один человек, я все равно сделаю это, поэтому всегда есть один адрес электронной почты на человека и хотя бы один адрес электронной почты для каждой роли.
Личный именованный аккаунт один для всех, и на самом деле не имеет значения, выберете ли вы firstname.lastname@domain.com или короче firstinitial+lastname@domain.com - учетные записи с ролевыми именами излишне деморализуют (никто не хочет чувствовать себя так, как будто их принимают2 ).
Ролевые адреса отлично подходят для групп. Это позволяет людям отправлять почту в ящик, который проверяют многие люди, или который рассылается группе, которой легко управлять.
Закупки: ваши поставки по-прежнему будут заказаны, даже если половина отдела находится в отпуске
Продажи: самый быстрый ответ - это хорошо
Служба поддержки: то же
Сотрудники, подрядчики из США - HR любит такие группы, которые экономят время, помогая им рассылать информацию о льготах в нужную подгруппу.
Наконец, если вы подключите эти адреса к входу в центральный каталог в какой-то момент в будущем, всем НУЖНА отдельная учетная запись, которая отслеживается только для них, чтобы вы могли правильно управлять разрешениями и аудитом.
Имейте в виду, что, как правило, если кто-то хочет отправить электронное письмо как Продажи, а не отправлять свое имя в обратном адресе, это будет возможно, если предоставить разрешения на отправку как.
Есть причина, по которой были разработаны псевдонимы электронной почты. Они значительно упрощают смену ролей.
на определенные роли? например. "прием", "контакт", "служба поддержки", "админ" ??
RFC 2142 дает список адресов электронной почты, которые разумно ожидать для любого домена.
Я бы определенно НЕ использовал имена ролей. Всего лишь два цента, но когда у людей есть ролевая учетная запись, а не собственная личная учетная запись, они, как правило, делятся ею и выдают пароль. Если это не проблема, сделайте это ~
На мой взгляд, также проще управлять групповой инфраструктурой. Создайте группы для этих ролей и назначьте отдельных лиц.
Кроме того, что вы делаете, когда кто-то меняет роли? Часто бывает там, где я работаю ~
Нет никаких «лучших практик». Все зависит от решения конкретной организации. Имея это в виду, я вижу адреса электронной почты на основе ролей только для общих ролей, когда часто с этим электронным письмом работает более одного человека. например support@someplace.org
Я думаю, вы обнаружите, что в целом большинство людей и компаний предпочитают использовать адреса электронной почты на основе имен. Конечно, не существует «стандарта» того, как они создаются. Вы увидите все мыслимые комбинации имен и инициалов, соединенные вместе или разделенные точкой, тире или подчеркиванием.
Я предлагаю внимательно рассмотреть роль каждого человека и то, будет ли эта роль выполняться несколькими людьми, которые будут иметь доступ к одной и той же учетной записи электронной почты. Выберите подходящий адрес электронной почты.
Мы используем имена на основе ролей для общих учетных записей, «applicationaiton_support@domain.com» или «sales@domain.com». Эти учетные записи часто используются несколькими людьми. Обычно они используются для начальных контактов, когда у людей нет конкретного человека, с которым можно связаться.
Чтобы бросить сюда центов:
Каждый пользователь получает индивидуальную учетную запись и адрес электронной почты. Пользователи, которые работают в «ролевых» должностях (покупка, поддержка и т. Д.), Поощряются или требуются политикой использовать «ролевой» адрес при выполнении своих «ролевых» обязанностей. (Отдельные учетные записи необходимы для аудита действий отдельных пользователей.)
Мне особенно нравится использовать ролевые учетные записи в отношениях с поставщиками. Мне нравятся такие вещи, как:
Я был подрядчиком, заменяющим ушедших системных администраторов во многих, многих случаях, и необходимость проходить через длинный список поставщиков, удаляя и заменяя старый системный администратор, является пустой тратой времени.
Я бы не стал ограничивать это поставщиками ИТ. Я просто использую их в качестве примера. В конце концов, гибкость в управлении доставкой электронных писем в будущем и отделение «роли» от «человека» - это хорошо.