За долгие годы у нас накопились почтовые ящики пользователей, которые с тех пор покинули компанию. Из-за проблем в то время (у них есть важные вещи в почтовых ящиках, нам нужно до них добраться) СОП заключался в том, чтобы оставить учетную запись АКТИВНОЙ и изменить пароль на то, что известно остальной части отдела (или отдельных лиц). Затем они подключались к этой учетной записи либо через делегирование, либо фактически входили в нее через Outlook.
Мне это кажется ужасающим на многих уровнях (безопасность, эффективность и т. Д.), И я хочу уйти от этого как можно проще, при этом позволяя людям просматривать электронные письма, контакты и т. Д., Хранящиеся в этих учетных записях.
С этой целью что мне делать, чтобы выполнить эту задачу?
Мне кажется, что я должен: каким-то образом сбросить почтовый ящик пользователя, адресную книгу и т. Д. В виде PST-файла или другого автономного файла, поместить его в общий файловый ресурс и подключить к нему соответствующих пользователей (затем отключить учетную запись пользователя и очистите почтовый ящик).
Это путь? Я должен сделать что-нибудь еще? Каковы шаги для выполнения этих задач (куда мне перейти в System Manager и т. Д.). Спасибо!
экспортировать их в PST-файлы и заархивировать ...
http://msexchangeteam.com/archive/2007/04/13/437745.aspx
Для более ранних версий вам необходимо использовать утилиту Exmerge. Вот ссылка, в которой говорится, как использовать его в 2007 или 2003 годах.
Это вполне подходящий способ.
Вот как я работаю:
Я попросил всех начальников на моем рабочем месте сказать мне, когда кто-то уйдет через несколько дней, и они должны сказать мне, что мне делать с данными этого пользователя. Обычно мне говорят передать его другому пользователю или удалить. При передаче я использую делегирование, затем перемещаю все, что хотят, затем удаляю.
Обратите внимание, что после ухода пользователя еще есть льготный период в 1 неделю, чтобы удалить все.
К сожалению, это еще одна задача, которая стоит перед нами как системными администраторами ... призвать пользователей к ответственности и заставить их решать: /
Хотя вы можете заархивировать эти почтовые ящики, вы также должны учитывать возможные нарушения конфиденциальности. Вопрос в том, является ли законным в вашей стране доступ к учетной записи электронной почты компании от сотрудников, которые уволились из компании? По сути, ваши бывшие сотрудники могли использовать эту учетную запись и в личных целях, и в этом случае это становится неприятным юридическим вопросом. Если работодатель даже разрешил использовать учетную запись электронной почты для личных целей, вам может потребоваться ограничить доступ к этой учетной записи электронной почты, возможно, только одному администратору или кому-то еще.
Хотя можно архивировать и хранить эти почтовые ящики где угодно, я бы посоветовал вам связаться с юристом и спросить о юридических последствиях. Хранилище может быть в порядке, но доступ к его содержимому должен быть ограничен, возможно, даже заблокирован.
Мы используем ExMerge для архивации почтового ящика, а затем удаляем его с сервера (и перемещаем .pst на наш архивный сервер). Что касается фактического адреса электронной почты, он либо пересылается новому сотруднику с ответом об отсутствии на рабочем месте с указанием нового человека, с которым нужно связаться, либо полностью удаляется, так что он возвращается. Что из этого зависит от роли уходящего человека.
Что касается вопросов конфиденциальности, у нас действительно есть подписанное соглашение о доступе к электронной почте и ее использовании с нашими сотрудниками, когда они начинают, в котором они соглашаются, что вся электронная почта принадлежит компании и не должна рассматриваться сотрудником как конфиденциальная.
Конечно, это может быть незаконно в вашей стране - так что хороший совет, чтобы уточнить такие вещи с юристом.