На работе я единственный ИТ-специалист (делаю все, и делаю это сейчас, типаж) за последние 10 лет. Если бы меня когда-нибудь сбил автобус, они бы полностью облажались. Я несколько раз говорил об этом людям типа руководителей / президентов, но они меня игнорируют. Жалко для них.
Что я могу сделать, чтобы облегчить их боль? (Или мне должно быть все равно?)
(Да, это должна быть вики сообщества, но я не вижу флажка ... возможно, у меня недостаточно репутации.)
Документируйте, черт возьми, из всего.
Недавно на Slashdot появилась ветка о стартовой документации, которая вдохновила меня записать свои мысли о документации.
Мои ключевые моменты были:
Принцип №1: этого никогда не бывает
Документация - это постоянная работа, которая всегда будет отставать от того, что находится в производстве. Изменения вносятся спонтанно, вещи перемещаются, прекращаются или вводятся в эксплуатацию произвольно. Документация никогда не догонит.
Вы должны продать людям, оплачивающим счета, стоимость потраченного времени (и, следовательно, денег) на поддержание текущей документации в актуальном состоянии. Часто эти разговоры звучат так: «Помните, когда мне пришлось потратить $ TIME на выяснение того, как $ THING сломалось? Ну, когда я закончил, там была техническая записка с подробным описанием $ THING, так что следующий парень, который придет, не сможет нужно во всем разобраться ".
Вы должны это сделать, даже если вы никогда не закончите.
Принцип 2: хуже, чем отсутствие документации, является неправильная документация
Это скорее трюизм, чем принцип. Документация может убаюкивать вас ложным ощущением, что что-то находится в известном состоянии и что, если что-то пойдет не так, вы можете сразу начать исправлять это.
Важно признать эту проблему.
Принцип № 3: вы пишете документацию для своего преемника
Скорее всего, 95% всего, что вы делаете в документации, вам больше никогда не придется вспоминать. Документация - это сборник мудрости на будущее, а не для вас. Таким образом, вы должны предположить, что ваша аудитория мало или совсем ничего не знает о специфике того, как обстоят дела.
И будет преемник. Не знаю, как вы, но я не планирую находиться в этих особых условиях всю оставшуюся жизнь. Возможности приходят и уходят, а когда они появляются, то иногда уходишь. Но жизнь продолжается позади вас, и чем более гладкой вы сможете сделать жизнь своего преемника, тем лучше. В противном случае у вас может появиться группа бывших клиентов, которые тихонько говорят о вас нелестные вещи. Мне нравится говорить, что в Оттаве в ИТ-отделах везде работают одни и те же 50 человек, потому что с ними постоянно сталкиваешься. Помощь своему преемнику может открыть для вас двери в будущем.
Теперь, когда возникают проблемы, в определенной степени всегда можно «винить предыдущего парня». Это часть бизнеса. Я сам это сделал. Но в нескольких случаях, когда я называл предыдущего парня каким-то идиотом, я узнал иначе, что он действительно действовал вместе и знал больше о происходящем, чем я в то время.
Принцип №4: «Почему» часто важнее, чем «Как».
Когда мы смотрим на систему, большинство из нас начинает думать, что, черт возьми, это так? Почти всегда есть очень конкретные причины для выбора конфигурации. В этих обстоятельствах «Почему» диктует «Как», и вы должны убедиться, что читатель понимает конкретные проблемы, решаемые при изучении курения, остается от вашего решения.
Принцип # 5: это должно быть легко, иначе вы этого не сделаете
Это означает, что вы должны быть очень осведомлены о своих инструментах, а также о тех, кто собирается их использовать.
Обновлять данные должно быть легко. Если вам нужно приложить какие-либо усилия, то вы найдете оправдания, чтобы этого не делать, когда это лучше всего, то есть сразу после изменения.
Если ваши инструменты не просты в использовании для других, они не будут их использовать. Это может быть особенно неприятно в командной среде, поскольку чем больше становится команда, тем выше вероятность, что вы встретите члена команды, которому не понравится ваш выбор инструментов.
Лично мне нравится вики для документов. Однако проблема в том, что вики не навязывает вам структуру, поэтому структура должна быть навязана извне. Это всегда приводит к конфликту где-то, поскольку у кого-то есть лучшая / другая идея.
В некоторых местах я использовал документы Word и Visio, "опубликованные" в формате PDF, причем "последний" PDF-файл считался авторитетным. Это хорошо тем, что у вас есть коллекция, которую вы можете передать своему работодателю / преемнику. PDF-файлы, если они правильно датированы, могут предоставить историческую запись о том, что произошло, хотя и не легко перемещаться. Плохо то, что мне не нравятся Word или Visio, и я был вынужден получить базовое представление об этих инструментах, чтобы эффективно передавать идеи.
Мой нынешний работодатель раздумывает над идеей документов Word на портале Sharepoint. Нам просто нужно посмотреть, как далеко мы туда доберемся
Конечно, тебе следует заботиться. В конце концов, любая работа, которую стоит выполнять, стоит того, чтобы делать ее хорошо.
1.) Это уже было сказано, но это нужно повторить для повторения. Документ, документ, документ. При необходимости используйте электронные таблицы Excel, бумагу для записей, перо и пергамент. Несколько тысяч медовых блокнотов, как в фильме «Se7en», если понадобится. В любом случае изложите его ясно, кратко и легко для чтения, чтобы тот, кому придется заменить вас, когда вас ударит метеор.
2.) Как только вы начнете все документировать, у вас должно быть настроение писателя. Пора начать побочный проект, подробно описывающий изменения, внесенные на серверах за последние несколько лет. Начните выстраивать процесс управления изменениями, но проходите его исторически. Обязательно запишите, как часто вы меняли эти диски на некоторых из этих привередливых серверов. Сколько они стоят и т. Д. Они предоставляют отличные метрики, на которые вы в любом случае можете полагаться, даже если метеор промахнется мимо вас и вместо этого унесет собаку соседа.
3.) Внедрить систему мониторинга, которая отслеживает и отправляет по электронной почте критические сбои. Вы говорите, что это? У тебя уже есть? Сладкий! Теперь задокументируйте это. Как это работает, что вы отслеживаете, почему вы это отслеживаете.
4. У вас есть ответственность снова передать это вашему руководству. И снова, и снова. Столько раз, сколько сможете. Будьте вежливы. Относитесь к вам с уважением, но понесите убытки для бизнеса, если бы этот метеор упал, а вы исчезли.
Это не ответственность, которую вы можете сбросить с себя, это этическое требование вашей работы и уважение к должности, которую вы занимаете как пресловутый «хранитель и хранитель ключей от королевства».
Подумайте об этом так. Если вы можете избежать этого и забыть о том, чтобы беспокоиться об этом и чувствуете себя хорошо, делая это, то почему бы вам не прочесать общие учетные записи для заработной платы компании, чтобы увидеть, что и насколько больше эти типы управления зарабатывают, чем вы. Почему вы не используете конфиденциальные корпоративные данные в личных целях? Почему вы не читаете электронную почту людей?
Проще говоря, (и надеюсь) вы не делаете этого из-за хорошего твердого чувства морали и этики. Вы знаете, все хорошее от неправильного. Таким образом, если у вас есть это, то вы знаете, что это явно ваша обязанность задокументировать и подготовить контрмеры против худшего сценария.
Это значит, что ваш отпуск на Гавайи без перерыва на работе и расслабляющий. :)
(То есть без метеора.)
Будьте осторожны, переходя улицу, смотрите в обе стороны, убедитесь, что по дороге нет автобусов с Киану Ривзом и Сандрой Баллок.
Если вы хотите уменьшить кривую обучения для замены, лучшее, что вы можете сделать, это написать документацию по настройке и своим процессам. Возможно, самый простой способ сделать это - создать где-нибудь вики-систему и просто продолжать добавлять к ней. Некоторые из них устареют, но некоторые из них будут бесценными.
Многие сообщения выше, касающиеся важности документации, являются точными, но есть еще один аспект того, чтобы быть «парнем» на работе, на который вы хотите обратить внимание.
Если вы единственный человек, который знает, как управлять всем, с отпуском / рождением ребенка / чрезвычайными ситуациями трудно справиться, и вы никогда не сможете получить повышение или изучить другие должности в компании (если это вас интересует). Если вы не можете расти, учиться и расширять свои навыки, вы можете в конечном итоге оказаться в должности, на которой вы ищете работу, и ваше резюме показывает, что вы проработали 10 лет в качестве программиста на COBOL / FORTRAN или Администратор OS \ 2 / Novell / NT.
Рост и перекрестное обучение важны для развития системного администратора. Вместо того, чтобы быть «парнем», от которого зависит вся сеть, будьте «парнем», который всегда готов показать новичку, что делать, и который всегда заинтересован в том, чтобы больше узнать о бизнесе.
Ключевым моментом здесь является подробная и полная документация. Это то, что важно не только в том случае, если вы недееспособны, но и если к вам пришел младший человек, и вы хотите уехать в отпуск (или перейти на более зеленые пастбища). Наличие надлежащей документации и ссылок может быть очень полезно для кого-то еще, чтобы быстро освоить сеть.
Я ОЧЕНЬ ТРЕБУЮ, чтобы у нас не было никаких знаний SPoF, в том числе и моих. Такое отношение более ценно, чем любые местные знания, которые я мог бы оставить при себе.
Я занял эту должность (системный администратор / ведущий разработчик) от человека, у которого был свой особый способ делать все. Все 17 серверов, которые у нас есть, настроены немного иначе. Есть так здесь много процедур и ручного управления проблемами, и почти все это не было задокументировано (документация в значительной степени включала в себя однострочное объяснение каждого сервера и его роли). Это заставило меня переоценить многие процессы в офисе. Каждый раз, когда я что-то узнаю, это добавляется в вики. Я также делегирую некоторую работу с сервером другим разработчикам, чтобы они могли хотя бы узнать минимальную информацию о небольших вакансиях.
Написание документации - отстой, но подумайте, каково это, если бы вы оказались на своем месте без них.
Документация - огромное дело. Там, где я нахожусь, у меня проблема противоположная, как и у вас, недавно мы ввели новую систему отслеживания позиций / заказов (мы занимаемся гравировкой и рекламой), и у меня проблема с тем, чтобы люди писали в Системная информация о настройке. В основном люди нижнего уровня, поскольку менеджер будет делать это с ее заказами, потому что раньше она делала это со всеми заказами, помещая их в ОЧЕНЬ СТАРУЮ базу данных доступа. я так хотят отказаться от бумажных документов, и это вполне возможно в нашем бизнесе, но я просто не могу заставить людей вводить информацию о заказе на работу, черт возьми.
Итак, продолжайте подключаться к получению авторизации. Или, если вы чувствуете себя хорошо, делайте это в свободное время. Это может быть хорошо для вашего будущего в компании, не говоря уже о вашем преемнике.
re: я должен заботиться?
Если ваш офис не на 100% не работает, люди заметят, что вы делаете работу более гладкой. Что вы заботитесь о благополучии компании, а не только о своей «незаменимости». Компания, которая делает ставку на то, что вы никогда не покинете / никогда не получите лучшего предложения, работает не очень хорошо. Замечать, что вы скрываете подобные вещи от компании, - это чья-то работа.
Мне лично нравится работать с людьми, которые документируют, и я хочу, чтобы работа, которую они сделали, стояла сама по себе, а не требовала постоянного их участия. Когда вы документируете и размещаете то, что уже сделали позади вы, у вас появляется больше времени для работы над будущими проектами.
У нас практически такая же ситуация. Вот почему директор нанял меня, чтобы я добавил еще один узел знаний.
Но, честно говоря, это не твое дело. Задача руководства - оценивать риски и устранять их.
Я обнаружил, что Приступая к делу подход помогает преодолеть первоначальный мысленный барьер, мешающий вам правильно документировать свою работу. Вместо того, чтобы думать о документации как о монолитной задаче, которая помешает вам выполнять «настоящую» работу, разделите ее на небольшие куски. Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с лакомым кусочком информации, который должен знать ваш преемник, записывайте его. Затем выделяйте час или два каждую неделю, чтобы анализировать, уточнять и классифицировать свои знания.
Не документируйте. Не делитесь знаниями с другими. Документируя вещи, вы снижаете свою ценность. Вам будут платить меньше. Ваш бонус будет меньше. Ваша безопасность работы будет снижена. Зачем тебе это делать?
Правильный баланс - это когда вас не беспокоят излишне во время сна или отпуска. В противном случае вы обесцените себя.