Если вы не хотите или не можете запретить пользователям хранить старые электронные письма «навсегда», какое решение у вас есть?
Так что еще?
Ноты:
Вам не понравится этот ответ, но я бы сохранил сообщения на сервере и улучшил ваши параметры хранения / резервного копирования. При экспорте сообщений вы теряете преимущества единого экземпляра хранилища и только усложняете систему. Если вы используете размещенное решение и они не могут расширить ваше хранилище, я бы подумал о переходе к тому, кто может. Если нет, то, вероятно, лучшим вариантом будет автоматическое архивирование в .PST.
Если вы используете MS Exchange 2007, вы можете использовать управляемые папки. С помощью управляемых папок вы можете создавать собственные правила для архивирования / удаления старых писем в клиентских почтовых ящиках. MS Exchange 2010 будет включать встроенное архивирование электронной почты.
С точки зрения пользователей, Надстройка Outlook 2007/2003/2002: резервное копирование личных папок довольно удобно.
Смотрите похожие вопросы здесь, чтобы получить лучшие ответы: Архивирование электронной почты в среде Exchange
И я снова копирую свой ответ ниже,
Я всегда рекомендую GFI MailArchiver (http://www.gfi.com/mailarchiver/). Пользуюсь им с 2006 года. Как не мог быть счастливее. Честно говоря, это мечта любого, кому нужно управлять сервером обмена, чтобы иметь архивное решение. Это значительно упрощает управление на стороне сервера.
MailArrchiver - это веб-система, построенная на ASP.net с использованием SQL в задней части. Вам не нужно ничего менять на стороне сервера Exchange, только включите журнал в почтовом хранилище, и он архивирует электронные письма на лету в реальном времени.
Он также имеет инструмент массового импорта, который помогает архивировать существующие почтовые ящики, и инструмент массового экспорта для загрузки электронной почты из архиватора. Он также имеет встроенный аудит.
Во-первых, это недорого.
Кроме того, MailArchiver решает все его требования.
Еще один вариант (в дополнение к GFI MailArchiver) - это Redgate Exchange Server Archiver, который, кажется, делает все, что вы ищете. Сам не использовал, но у них есть бесплатная пробная версия: http://www.red-gate.com/products/Exchange/index.htm
Мой хороший друг, который работал в крупной компании, занимающейся хостингом Exchange, написал здесь хорошую статью о том, почему вы не хотите оставлять PST-файлы в общей сетевой папке: http://cohesivelogic.com/2009/05/should-you-store-psts-on-your-file-server/
В Outlook 2007 SP2 локальное кэширование очень больших почтовых ящиков (> 2 ГБ) работает очень хорошо.
Что касается вашего фактического вопроса ... Я вижу, что вы хотите архивировать не все электронные письма, а только определенные электронные письма для определенных людей? Беспокоятся ли люди о потере информации, которую они переместили в PST?
Заархивируйте электронное письмо с помощью TEAL (Программное обеспечение CoolRock). Пользователи могут искать свою электронную почту с помощью веб-интерфейса или плагина TEAL Outlook. Пользователи могут быть более уверены в удалении своей электронной почты из Outlook, зная, что при необходимости они могут просто перетащить ее обратно (даже если сервер Exchange не работает). Затем вы можете ввести квоты и т. Д., Если хотите.
Мы показываем нашим пользователям, как переместить электронную почту, которую они хотят сохранить, в свои личные папки. Таким образом, он находится вне сервера и на их компьютере, но все еще в Outlook, чтобы они могли получить к нему доступ. Для пользователей, которые не могут справиться с этим самостоятельно, мы покажем им, как настроить автоархив в Outlook. Он в основном перемещает все, что старше установленного периода времени, в личную папку в Outlook.
Это решение работает для вашего удаленного (размещенного) решения, поскольку их данные перемещаются с сервера на их рабочий стол, и вам не нужно хранить .pst на вашем SAN. Мы оставляем им резервную копию данных. Если они хотят разместить это в SAN, они могут или не беспокоиться об этом.
НИКОГДА НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ PST-ФАЙЛЫ
Это худшее изобретение для сетевых сред. Если у вас есть Exchange, они вам не нужны. Меня постоянно удивляет количество людей, которые ломают отличные реализации Exchange, добавляя файлы PST.
На ПК они не копируются, если только вы не прибегаете к хитрости, например, копируете их обратно в сеть при выходе из системы (что не годится для удаленных пользователей). На сервере Outlook будет поддерживать дескрипторы открытых файлов и снижать производительность вашей сети. В любом случае вы полагаетесь на то, что пользователь будет управлять своим хранилищем электронной почты. Большинство пользователей не заинтересованы в этом. Они хотят зайти утром и получить свои вещи. В любом случае они небезопасны - любой может получить копию PST-файла и - даже если они зашифрованы - запустить расшифровщик грубой силы.
Решение заключается во внедрении жестких политик хранения данных с жестко установленными квотами. Сообщите пользователям, что сохранение переписки в электронном письме бесполезно, так как эта запись переписки недоступна никому (так что же произойдет, когда они в отпуске, а это срочно необходимо), и она будет потеряна, когда они покинут организацию и их учетная запись удаляется. Попросите их распечатать и отправить важную корреспонденцию или сохранить ее в общей папке. Приобретите у них хорошие привычки, и конечный результат будет лучше для всех.
Существует настройка реестра, которая ограничивает размер PST-файла. Вот
Я лично еще не использовал его, но планирую поэкспериментировать с ним в ближайшее время. У нас есть psts на выделенной машине в каждом филиале, и у нас не было никаких проблем. Однако некоторые из них становятся довольно большими.
Для меня и на экспериментальной основе для нескольких обычных пользователей мы использовали два продукта под названием EZDetach и MessageSave. Вы можете прочитать больше на их веб-сайте, но в основном они используются для извлечения сообщений и вложений из Outlook в папки.
EZDetach просматривает любые папки Outlook, на которые вы указываете (это может быть почтовый ящик или PST), извлекает вложения и удаляет их (если хотите). MessageSave делает то же самое с телом сообщений - он их извлекает. out и сохраняет их на диск - обычно - в формате .eml.
Есть и другие подобные инструменты, но я не тестировал очень многие из них. Я нашел эти две работы для себя лично и еще для нескольких сотрудников компании. Они не совсем для новичков, они обычно просто работают так, как вы их настраиваете, но есть много опций, и если вы что-то измените, вы можете получить странные результаты - например, сообщения, сохраненные в неожиданных местах.
Они действительно дают вам простой способ поделиться «заархивированными» сообщениями, просто поместив папки и файлы в общий ресурс.
Так что это не идеальное решение, но для вас или кого-то с похожими потребностями они могут помочь.
ОТОН ...
Что касается меня, я храню свои архивы электронной почты в текстовых файлах, и вся моя электронная почта насчитывает 19 лет. Легко искать, очень портативно. В течение последнего года или около того я использовал упомянутые выше программы для сохранения своих сообщений в виде текста, а затем для хранения любых вложений, которых у меня не было в другом месте.
Кажется, у всех разные определения массивности, но для меня, использующего Exchange 2003 с руководителями, которые генерируют более 10 ГБ в год в почте, я написал простой сценарий VBA, который воспроизводит функции архивирования, которые поставляются с Outlook, но, похоже, может копировать почтовый ящик в почтовый ящик лучше и позволяет мне указать параметры даты.
Каждый год я создаю новый почтовый ящик для этого года, например «bob2008» и т. Д., И каждые квартал / полгода / год (в зависимости от того, насколько быстро растет их почтовый ящик), я перемещаю почту из текущего почтового ящика в архивный. Архивные почтовые ящики хранятся на отдельном сервере Exchange, на котором просто хранится архивированная почта, чтобы наш основной сервер работал быстро. Резервное копирование не обязательно должно быть частым, потому что новые данные появляются только раз в квартал.
Что касается разрешения доступа пользователям, я просто разрешаю им просматривать его как дополнительный почтовый ящик в Outlook.
Используйте сервер LDAP. Вы можете хранить старую электронную почту сколько угодно, и есть поддержка общих папок. Кира - отличный вариант для этого.