В настоящее время у нас около 150 рабочих мест, и их число растет. Наш ИТ-персонал очень мал, поэтому нам нужен эффективный и точный способ предоставления новым сотрудникам оборудования, программного обеспечения, учетных данных и т. Д. У нас есть несколько различных предприятий и отделов, каждый со своими собственными потребностями в программном и аппаратном обеспечении.
Как это работает сейчас: когда человека нанимают, мы иногда получаем несколько заказов на работу в нашей системе службы поддержки, запрашивающих различные ресурсы. Менеджер по персоналу запрашивает значок безопасности и добавочный номер телефона. Менеджер по найму запрашивает добавочный номер телефона и установку компьютера. И так далее. Менеджер по найму неизменно забывает приложение или принтер, которые потребуются новому пользователю, и мы постоянно переделываем работу.
Я бы хотел, чтобы менеджер по персоналу мог запустить процесс и передать ответственность каждому менеджеру в цепочке, чтобы он проверил, что нужно новому сотруднику. Затем он будет отправлен в ИТ. Таким образом, будет и запись о том, что было запрошено, и контрольный список того, что нам нужно сделать. Также было бы неплохо, если бы эта же форма или программное обеспечение сохраняли то, что было настроено этим пользователем, для использования в будущем.
Есть ли у кого-нибудь такая же проблема в этом плане? Как вы ее решили? Какие технологические решения вы использовали?
ПРИМЕЧАНИЕ. Мы были бы готовы приобрести программное обеспечение, если оно существует, но плагин для SharePoint или что-то подобное тоже будет работать.
Заранее спасибо.
Я бы начал низкую технологию. Как только он заработает, вы можете автоматизировать его. Мы находимся в похожей ситуации и движемся в этом направлении (медленно).
1- Составьте контрольный список для «нового пользователя». Сделайте его всеобъемлющим, включая все приложения, опции и варианты оборудования. Назначьте одного человека ответственным за это, включая поддержание его в актуальном состоянии.
2- Принимайте эти запросы только от HR. Пока HR не скажет вам, что кто-то придет, это просто сплетня. Скажите всем, что это сделка.
3- Когда поступает запрос от HR, сотрудник службы поддержки запускает новую версию контрольного списка. Затем он / она звонит менеджеру по найму и просматривает контрольный список.
4- Аналитик службы поддержки получает все необходимые разрешения.
5- Контрольный список затем направляется внутри (в IS) вниз по строке, и по мере выполнения каждого пункта он инициализируется тем, кто это делает.
6- По завершении он возвращается к аналитику службы поддержки, который предоставляет результаты и хранит документ.
Аналитик службы поддержки отвечает за корректировку контрольного списка по мере необходимости и за отслеживание каждого случая на протяжении всего процесса.
Примечание №1: я бы сделал тем же вещь для пользовательских прекращений. Ничего не сделано без руководства отдела кадров или старшего руководителя, тогда следуйте контрольному списку. Наличие одного файла для пользователя - отличное место для начала!
Примечание №2: такая система называется «рабочий процесс», и многие программы ее выполняют (некоторые бесплатные, некоторые нет). Некоторые отслеживание проблем программное обеспечение даже выполнит маршрутизацию более чем для одной задачи. Но сначала я бы записал процесс на бумаге.
Я построил что-то подобное как простую систему рабочего процесса для кого-то.
Это частично управление активами (отслеживание выданных / созданных ресурсов) и частично уведомление / рабочий процесс, так что вы можете назначать определенные задачи конкретным очередям, чтобы вы могли ответить на один волшебный вопрос, который задает каждый ... Где все?.
Я создал список всех возможных ресурсов и сгруппировал их по типу (доступ к сети, коды безопасности и т. Д.). Затем я создал профили для отделов или должностей, чтобы их можно было выбрать и применить к новому сотруднику.
Ключевым моментом в такой системе является создание легко расширяемой. Это означает, что каждый раз, когда вы хотите сохранить новый тип данных ... вы должны создавать поля в базе данных, что повсюду приводит к беспорядку.
В том, что я создал, есть шаблоны документов, которые позволяют создавать новые поля на ходу и сохранять их в любое время для всех пользователей, которые продвигаются вперед. Поэтому, если вы решили начать отслеживание кодов копировального аппарата, вы можете добавить это поле и инициализировать значение для всех. Мы приближаемся к тому моменту, когда можем даже отправлять уведомления по электронной почте.
Если вы хотите узнать больше, свяжитесь со мной в автономном режиме.
Если нет, удачи, расскажите, чем вы занимаетесь здесь!