У моего клиента небольшой бизнес. У этого бизнеса небольшое количество сотрудников. В настоящее время они размещаются на GoDaddy в Интернете и по электронной почте.
По юридическим причинам клиент хотел бы архивировать электронные письма, отправленные его сотрудниками. В настоящее время все электронные письма отправляются через POP3, поэтому вся электронная почта в основном хранится в файлах на отдельных машинах (помните, малый бизнес).
Было предложено недорогое решение этой проблемы, заключающееся в том, чтобы все электронные письма BCC направлялись в основную учетную запись, чтобы разговоры с внешним миром можно было архивировать и отслеживать. Я лично не исследовал это, но, очевидно, GoDaddy может делать что-то в этом роде для всей входящей электронной почты, но не для исходящей.
Каким будет самый дешевый / простой способ архивировать входящую / исходящую электронную почту от сотрудников небольшой компании?
ОБНОВИТЬ:
Я изменил заголовок, чтобы отразить сотрудники не пользователи. Целью этого является архивирование отправленных писем по юридическим причинам. Это то, что сотрудники будут знать и учитывать.
Суть здесь в том, чтобы имитировать особенности платформы более крупного класса через меньшую и более дешевую платформу. Если ответ - «не могу, купите лицензию Exchange» - нормально.
Приношу свои извинения за то, что сформулировал это так плохо. Я понимаю, почему было столько неразберихи.
Я не буду участвовать в дискуссии, но вот инструкция для Postfix - добавьте в файл main.cf эту строку:
sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/conf/sender_bcc
и в файл sender_bcc:
@yourdomain.com the_bcc_account@yourdomain.com
Таким образом, каждый раз, когда кто-то из домена отправляет электронное письмо, bcc_account будет его получать.
Многие компании имеют юридические обязательства, которые требуют хранить копии сообщений, отправленных и полученных их сотрудниками. Поскольку это такой распространенный запрос, практически каждая жизнеспособная почтовая платформа бизнес-класса имеет встроенную или встроенную форму архивирования, или они предоставляют сторонним лицам необходимые средства для добавления этих функций.
Если GoDaddy не предоставляет архивирование в качестве обновления размещенной службы, у вас есть ограниченные возможности. Многие другие почтовые хостеры предоставляют эту услугу за дополнительную плату за почтовый ящик. Как правило, сотрудникам компании, отвечающим за соблюдение нормативных требований, предоставляется доступ к веб-интерфейсу, через который они могут обнаруживать и просматривать сообщения, и обычно в них встроены некоторые базовые фильтры / отчеты.
Похоже, вы ищете что-то менее формальное и более специальное, и что у работодателя нет юридических оснований для этого доступа, а вместо этого он жаждет контроля. К счастью для его сотрудников, реализовать что-то подобное на уровне клиента сложно. Я могу представить себе несколько способов сделать это, но, не зная больше о клиенте (используют ли они хостинг GoDaddy POP / IMAP или свой хостинг White Label Exchange? Как клиенты настроены для исходящей почты? И т. Д.), Я не могу дать вам больше информации.
Я только что реализовал решение для архивирования почты для клиента несколько недель назад. Мы выбрали третье лицо под названием Smarsh. Их основное внимание уделяется финансовой индустрии (закон Сарбейнса-Оксли и др.). В этом случае вам придется переключиться на размещение своей электронной почты на их серверах, поскольку у вас нет локального почтового сервера. Ставки составляют около 15-20 долларов США за пользователя в месяц. Как только вы это сделаете, они автоматически архивируют все входящие и исходящие электронные письма. Вы также можете загружать электронные письма сотрудников в свой онлайн-архив с помощью файлов PST.
Вы можете найти их здесь: http://smarsh.com. В качестве альтернативы вы можете разместить свой собственный почтовый сервер на месте и изменить настройки DNS / электронной почты, чтобы все входящие и исходящие электронные письма проходили через Smarsh.
Вы можете сравнить покупки с помощью "архивирования электронной почты" в Google и увидеть различные компании.
Для этого может быть много причин - во многих юрисдикциях электронные письма являются или могут быть деловыми документами и поэтому должны храниться иногда x лет.
Во всяком случае, вашему клиенту здесь нужно стать реальным. BCC ему бесполезен - если это по юридическим причинам. Ему нужна платформа для деловой электронной почты с функциями архивирования. Это исключает дешевизну и достаточно интересность практически для каждого Linux MTA.
Клиент обязан:
Это действительно сводится к необходимости бизнес-платформы. Очевидно, что GoDaddy не предоставляет таких функций, поэтому клиенту нужно двигаться дальше. Как всегда в жизни, самое дешевое и дерьмовое предложение может просто не дать того, что нужно;)
При этом существуют также этические соображения. В большинстве юрисдикций для начальника незаконно получать читаемые копии без уведомления сотрудников (заставьте их подписать документ, о котором они проинформированы). Хотя начальник имеет право читать все деловые электронные письма, может потребоваться уведомление сотрудников о том, что переписка отслеживается. Это отличается от правильного решения для архивирования, так как это просто гарантирует, что электронные письма сохраняются, но не разрешает автоматический доступ к ним.
Я работаю в компании, у которой есть юридические обязательства архивировать всю нашу электронную почту в течение нескольких лет. В нашем случае мы должны показать, что наша система фиксирует все, что отправляется нашим пользователям. Что-то вроде BCC определенно не сработает, так как это ручной метод, который может намеренно или случайно пропустить электронную почту.
Мы выбрали фильтрацию другой компании (Microsoft Forefront) и заархивировали нашу электронную почту. С нормативной точки зрения было проще показать, что мы полностью соблюдаем законодательные требования. Если ваш клиент имеет такие же юридические обязательства и пытается сделать это дешево, я думаю, он обнаружит, что проблемы, связанные с внутренним архивированием, намного превышают затраты на его аутсорсинг. Это особенно верно, если он работает в строго регулируемой отрасли.
Это может потребовать перемещения хостов. Я бы сначала начал с хорошего понимания юридических обязательств, а затем посмотрел, как вы будете доказывать, что соблюдаете закон во время аудита. Если вы уже передаете на аутсорсинг всю почтовую систему, возможно, имеет смысл просто переместить электронную почту в компанию, специализирующуюся на этой отрасли. Например, в финансовой отрасли есть множество поставщиков, которые предлагают услуги хостинга электронной почты, архивирования, фильтрации и тестирования на соответствие требованиям в одном лице. Однако без четкого понимания ваших юридических требований ваш клиент может подвергнуться риску, что плохо для бизнеса.
Игнорируя этические вопросы (этика - это огромная переменная, а не константа), могут быть и юридические проблемы, но они будут полностью зависеть от местных законов. Ваши почти наверняка будут отличаться от тех, которые относятся ко мне, но я предлагаю это проверить. Если местные законы запрещают это, остальное становится или, по крайней мере, не должно быть проблемой.
Возможно ли то, что вы предлагаете, будет зависеть от множества вещей, таких как используемое программное обеспечение, но это должно быть настроено хостом. Свяжитесь с GoDaddy по этому поводу. Если они не могут или не хотят помочь, вы можете либо принять это как конец истории, либо искать поставщика, который поможет.
РЕДАКТИРОВАТЬ
Поскольку спрашивающий теперь пояснил, что он заинтересован в архивировании, а не в резервной копии, вы можете сделать это прямо из коробки с Outlook без Exchange: настроив учетную запись IMAP или POP3 в Outlook для учетной записи GoDaddy, Outlook сохранит почта в формате .PST; вы также можете включить автоархивирование старых элементов, в результате чего будет создан файл archive.pst. Вероятно, лучше всего было бы сохранить их на подключенном диске (вы можете сделать это с помощью групповой политики) и соответствующим образом создать резервную копию.
Если вам нужен централизованный метод (или пользователи не используют Outlook), вы можете реализовать что-то вроде fetchmail периодически получать почту пользователей из GoDaddy и сохранять ее локально на диск; он довольно надежен и поддерживает несколько форматов.
Я опоздал, мои извинения.
Во-первых, если у клиента возникают проблемы такого рода, хостинг GoDaddy просто не подходит.
Во-вторых, как TomTom упоминал в нескольких местах, скрытая копия для другой учетной записи может не выдержать судебного разбирательства. Для других целей это должно быть хорошо, особенно если bcc_account часто копируется. Но чтобы быть законным, необходимо использовать законное решение для архивирования только для записи.
Моя основная рекомендация - перейти к размещенному обмену и включить архивирование. В Rackspace, это будет стоить 13 долларов за пользователя в месяц, включая архивирование.
Моя вторичная рекомендация - использовать MS Exchange, MS Small Business Server или Ipswitch iMail. Смотри мой ответ на связанный вопрос об Exchange в небольшой сети для получения дополнительной информации.
Размещенная биржа далеко более экономичен, чем любое решение MS, и, вероятно, также превосходит Ipswitch.