Я только начал работать волонтером в местной организации, и меня попросили придумать решение следующей проблемы. Однако нетворкинг - вряд ли моя сильная сторона, поэтому я подумал, что спрошу здесь, прежде чем идти (вслепую) по определенному пути.
Я думаю, что сценарий довольно простой, но я не знаю, как его решить.
Ситуация:
1) У них есть три штатных сотрудника, у каждого из которых есть собственная учетная запись электронной почты, доступ к которой осуществляется через Outlook (pop3 - из-за ограниченного пространства на хостинге).
2) У них есть общие файлы на каждом компьютере, к которым можно получить доступ с каждого компьютера.
Решение:
1) Меня спросили, могу ли я синхронизировать их контакты электронной почты, чтобы им не приходилось периодически обновлять их вручную или каждый раз при обновлении / удалении контакта.
2) Если все файлы можно хранить централизованно, чтобы они были более организованными.
Я посмотрел на Microsoft Exchange и Microsoft Server. Оба кажутся пугающими (вероятно, потому, что я никогда их раньше не использовал), и я не уверен, что они излишни для того, что мне нужно. Существуют ли более подходящие решения или мне следует пойти по пути обмена / сервера?
Вам, вероятно, следует искать сторонние или размещенные решения. Вы можете найти размещенный Exchange за небольшую ежемесячную плату (5 долларов за пользователя в месяц).
Сервер Exchange будет делать то, что вы хотите, что касается электронной почты, однако это платформа электронной почты и не предназначена для хранения файлов. Для этого вам нужно взглянуть на что-то вроде Microsoft SkyDrive, Sharepoint или даже что-то бесплатное, например Box или DropBox.
Если это благотворительная организация, которая использует системных администраторов-волонтеров, то ресурсы и бюджеты на местах, вероятно, весьма ограничены, я так понимаю?
Вероятно, это хороший случай для стороннего решения для электронной почты / хранения, такого как предложения от Google или Microsoft. Для небольшой организации они могут позволить вам реализовать некоторые весьма впечатляющие технологии (например, все функции обмена высокого уровня, если вы хотите) с гораздо меньшими затратами. первоначальная стоимость и требования к поддержке, чем традиционная самоуправляемая система, которая, как я полагаю, важна для организации, полагающейся на помощь волонтеров, где то время, которое у вас есть, может быть лучше потрачено на более фундаментальные области поддержки.
Такое решение, как Microsoft Office 365, предоставит вам обмен (и все полезные свойства общего календаря и списка контактов, которые решают проблему № 1), а также возможность хранить и обмениваться документами в Интернете через Skydrive Pro.
В вашем случае (а я работал с множеством более мелких клиентов) вам обязательно стоит пойти по пути, который предлагает DKNUCKLES.
Лично я больше поклонник Google Apps для бизнеса, чем Outlook, но Microsoft 365 также является достойным продуктом.
Windows Small Business Server будет для них хорошим выбором - он уже включает в себя Exchange и упрощает настройку. Самое большое ограничение - это количество пользователей, но даже самая дешевая версия поддерживает до 25 человек. Поскольку вы работаете волонтером, я предполагаю, что это какая-то некоммерческая организация - в этом случае они, вероятно, могут получить Windows SBS довольно дешево.
Это будет обрабатывать их контакты, электронную почту и обмен файлами вместе.
Я также предполагаю, что у них есть собственный домен, и электронная почта в настоящее время является «бесплатной почтовой службой», которая включена в большинство хостинг-провайдеров. В этом случае вам необходимо:
Альтернативой настройке электронной почты для прямого перехода к серверу обмена может быть настройка коннектора POP3, включенного в SBS. У любого способа есть плюсы и минусы, поэтому посмотрите на оба и посмотрите, какой из них лучше подойдет в вашем случае.
Вы также можете загрузить серверное программное обеспечение с сайта Microsoft для получения бесплатной 180-дневной пробной версии - установите его на старый компьютер и поиграйте с ним некоторое время, чтобы вы немного попрактиковались, прежде чем приступить к реальной работе, и убедиться, что она соответствует вашим потребностям.
Существуют и другие варианты, в основном на базе Linux - некоторые из них будут дешевле или даже лучше, но новичку в настройке трудно найти что-то, что лучше Windows Small Business Server.