Хорошо, это нетехнический вопрос, но я думаю, что он касается многих системных администраторов, особенно в небольших магазинах.
Есть много задач, не связанных с проектом или повседневными операциями, которые не приносят видимой пользы для организации, но тем не менее важны. Я думаю о таких вещах, как документирование сети или процессов, исследование этого нового инструмента / технологии / процесса, развитие подчиненных, заполнение документов.
Все они важны, но поскольку они не попадают в диаграмму Ганта и не приводят к тому, что ваш начальник кричит на вас, если вы пропустите это, другими можно пренебречь.
Как вы убедитесь, что покрываете их?
Я пробовал добавлять их в свою систему управления задачами, планируя повторяющиеся встречи в моем календаре для таких вещей, как «Исследование новых технологий». Но на этой неделе их, как правило, очень легко игнорировать / вычеркивать и т. Д.
PS мне нравится тэг calendar-management, так как ребята на Инструменты менеджера Скажем, вы можете управлять своим календарем, но время - это константа, вы не можете управлять им, чтобы создавать больше / меньше или изменять скорость его прохождения.
«Как сделать все» - отличная книга, очень полезная, даже если вы не реализуете полную систему. GTD - это очень долгая задача, не расстраивайтесь.
Но идеальной системы нет. Очень легко потерять из виду, ПОЧЕМУ вы пытаетесь организовать работу, если ваша организационная система занимает все ваше свободное время.
Карта - это не территория.
Чтобы узнать больше о конкретной книге, посетите: Управление временем для системных администраторов пользователя Limoncelli. Что даст еще несколько полезных советов.
Я лично также использую todo.sh. Это отличный сценарий todo bash. Это также единственный известный мне сценарий bash, который прошел модульное тестирование и находится под контролем версий.
Поскольку это субъективно, я подумал, что просто выброшу те, которые мне больше всего помогают. Все `em можно найти в другом месте, скопировав из статьи" Как лучше управлять временем! " статьи и т. д. Они просто помогают меня. Они не обязательно могут помочь ВАМ.
т.е. ваш пробег может отличаться.
Кроме того, хотя они не обязательно являются прямым и кратким ответом на поставленный вопрос, я считаю, что при использовании они способствуют общему улучшению управления временем, что имеет прямой общий эффект, помогая мне высвободить некоторое время для завершения. эти важные, но не срочные задачи.
1.) Обучайте всех делать свою работу. Смысл; если вы в команде из 5 человек, и есть один парень, который знает MS Exchange, один парень, который знает LAN, маршрутизацию и т. д. Одна девушка, которая знает AD и базовое администрирование MS, и один парень, который знает Linux / Unix, и вы » re чувак LAN / маршрутизатора .. Распространяйте свои знания вокруг. Возможно, девушка из AD хочет знать, как работает протокол связующего дерева. Возможно, специалист по Exchange хочет знать, как его пакеты попадают от «a» к «b», к «c» и обратно. Работайте с ними, чтобы научить их некоторым хорошим базовым знаниям. Поступая таким образом, вы будете более склонны обращаться к ним за помощью, когда вы наводнены и не можете найти время, чтобы выполнить мелкие, но важные вещи, такие как документация и обновление списка проекций оборудования для ваш босс, который ему нужен, ну скажем .. Вчера. Если вы хорошо поработали, обучая своих сверстников, вы можете попросить и ожидать большой помощи с перемаркировкой этих коммутаторов или проверкой SNMP на ваших устройствах, и что все они подключены к вашей системе мониторинга.
При этом будьте в равной степени готовы изучить некоторые из их работ, и на то есть веские причины. Это поможет вам понять, откуда они приходят, и даст им свободу, которая вам также понравится.
2.) Установите для себя «расписание электронной почты» и ограничьте проверку электронной почты определенным временем дня. Скажем, четыре или около того, если вы работаете в очень загруженной среде электронной почты. Сосредоточьтесь на том, что непосредственно относится к вам, а что требует немедленного внимания. Придерживайтесь расписания "проверять электронную почту в это время".
3.) Разбивайте задачи на куски краткосрочного времени, чтобы потратить на них время. Т.е. многозадачность, но не работайте слишком усердно над одной задачей и не увлекайтесь ею или не перегорайте. Работайте над этим в течение 20-30 минут или около того, затем переходите к чему-нибудь другому. Сохранение интереса очень важно для успешной многозадачности. нам слишком легко увлечься устранением неполадок WSUS и потратить часы на поиск одного неуловимого кода шестнадцатеричной ошибки за другим.
4.) Время от времени делайте перерывы. На самом деле вставай и ходи. Пусть кровь течет. Иди принеси воды. Очистите свою голову (то, на чем вы только что сосредоточились) и подумайте о другом. Вы будете удивлены, насколько это освежает и насколько хорошо и быстро это помогает вам сосредоточиться на следующей задаче.
5.) Ознакомьтесь с ресурсами в Интернете по управлению проектами. Обычно там есть отличные советы и рекомендации, которые напрямую связаны с такими вопросами, как ваш, наряду с общими навыками управления временем. Вы будете удивлены.
6.) Это будет звучать странно, но работайте над тем, чтобы полениться. Узнайте, как автоматизировать, автоматизировать, автоматизировать. Не тратьте свое время на повторение задач снова и снова. Если можете, узнайте, как это сделать с помощью сценария. Я полагаю, что правильнее было бы сказать «работай умнее, а не усерднее».
7.) Используйте ПРОСТОЙ список дел, разбитый на ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Аналогично расставьте приоритеты задач: «критические», «некритические» и «долгосрочные». ПЕРЕЙДИТЕ к списку. Обновите его, не позволяйте устаревать. Сделайте это первым делом каждое утро и последним обновлением перед отъездом. Это творит чудеса для непрерывности мысли и т. Д.
8.) Если вы работаете в организации, где много собраний, и обнаруживаете, что ваше время каждую неделю отнимают тонны и тонны бессмысленных встреч, используйте эту философию; Если вас приглашают на встречу, относится ли это непосредственно к вам или вы являетесь ключевым заинтересованным лицом? Если нет, подумайте, как лучше провести время. Особенно, если вы получаете по электронной почте сводку протокола собрания. Приглашения на собрания обычно (по электронной почте) поставляются с опциями «Принять», «Под вопросом», «Отклонить». Не бойтесь, вы можете их использовать.
Если при посещении собрания нет четкой повестки дня или она отображается в течение первых пяти минут, немедленно покиньте собрание. Убирайся. В 9 случаях из десяти он будет болтать около часа без всякого смысла. Это то же самое, что отправить в продуктовый магазин команду людей без списка. То, что они получат, будет мешаниной из продуктов. Очень похоже на то, с чем ты выйдешь после встречи.
В любом случае, опять же, проверьте ссылки в личном кабинете в Интернете. Они того стоят.
HTH ..
Я обнаружил, что лучший способ позаботиться об этих задачах - это разработать систему расписания, чтобы: А) вы не тратили все свое время на повседневные проблемы, которые возникают, и Б) вы оставляли время для документации и других вопросов бэк-офиса, которые необходимо решить.
В этом свете я очень рекомендую Дэвида Аллена Приступая к делу (GTD). Его система управления постоянно меняющимися списками TODO хорошо согласуется с тем, как работают администраторы и менеджеры. Я использую его уже 3 года, и мое время намного продуктивнее, и я никогда не чувствую, что не могу справиться со всеми этими мелкими проблемами, которые необходимо решить.
Мне очень жаль, если это похоже на рекламный ролик, но его книга действительно настолько полезна.
Мне нравится метод «справиться только один раз»: по возможности избавляйтесь от вещей в своем списке дел как можно скорее.
Для других задач документирования, даже если они добавляют немного времени к работе, вы должны выработать привычку выполнять их. например если у вас есть таблица соединений переключателя / патч-панели, вы иметь тратить время на его обновление всякий раз, когда вы вносите изменения, иначе вы позже потратите больше времени на то, чтобы разобраться во всем. Точно так же мы держим наши патч-панели очень аккуратными с большим количеством липкой ленты, и когда мы меняем патч-соединение, требуется немного больше времени, чтобы переустановить все липучки, но это того стоит, потому что вы можете видеть, где все находится.
Как насчет замены «Исследования новых технологий» более конкретными элементами, например
Потратьте 15 (или 30) минут на изучение SELinux и постарайтесь ответить на один из следующих вопросов:
- Как мне его установить?
- Какой режим работы лучше всего подходит для моей среды и как его настроить?
- Как мне интерпретировать записи журнала?
- Как мне создавать правила?
Аналогично для «Документирования сети» и т. Д.
Мне нравится «личная организация» как прозвище такого рода вещей.
Здесь есть две разные вещи. Первый - это создание системы и достаточная дисциплина, чтобы следовать ей. Существует масса систем ... GTD получает много прессы. Лично я использую гибрид Франклина и GTD. Имейте структуру, чтобы фиксировать то, что вам нужно сделать, и позволять легко расставлять приоритеты и планировать их. Я подозреваю, что именно здесь вы ломаетесь ... как вы отметили, вы планируете, а затем вычеркиваете.
Во-вторых, чтобы в рамках этой структуры Квадрант 2 stuff {важно, но не срочно} действительно привлекает внимание. Квадрант 2 - это место, представляющее реальную, непреходящую ценность для организации (и для вас лично), и ему обычно не уделяется достаточно внимания.
Вы можете начать с того, что не думаете о них (или не называете их) задачами «я» ... если они не важны для организации, вы не должны выполнять их в рабочее время. Если они есть, их нужно как-то добавить в смесь. Если они действительно о вас ... применяйте те же принципы в удобное для вас время.
Лучший способ, который я нашел, - это относиться к этим вещам как любой другой проект. В любой хорошей системе личной организации есть процесс, позволяющий фиксировать и включать задачи из проектов. Возьмите аморфный идеал (скажем, конфигурацию сервера документов) и разбейте его на мельчайшие задачи (создание пустого документа, конфигурация сети документов, совместное использование документов и т. Д.), К которым вы можете приступить. Затем включите некоторые из этих задач в свой ежедневный / еженедельный план и найдите способ каждую неделю, чтобы сделать эти маленькие кусочки. Обратите внимание, что я сказал каждый неделю, а не каждую неделю. Это похоже на выздоровление ... сегодня все, что нужно, сегодня вы работаете со своей системой, а завтра вы беспокоитесь о завтрашнем дне.
Это не поможет вам полностью, но это только начало. В конце концов, это относительно небольшое расширение дисциплины, которое необходимо поддерживать в системе. Но это та часть, которая превращает вас от «выполнения работы» к «улучшению положения дел».
РЕДАКТИРОВАТЬ - ответ на комментарий оригинального автора.
Будьте ясны - это обсуждение НЕ о тех предметах, которые имеют «низкую организационную ценность». Вы не должны тратить время на неважные дела, если вам больше нечего делать. Эта дилемма (и мой ответ) касается задач, которые ВЫСОКАЯ организационная ценность, но не зависящая от времени.
Еще одна стратегия, которую я вспомнил, думая о комментарии. Я обнаружил, что практически все задачи из квадранта 3 (высокая срочность, низкая важность) можно просто проигнорировать или отложить до тех пор, пока это не будет удобно. Хитрость заключается в том, чтобы знать, какие срочные вопросы важны, а какие нет.
Я думаю, что это одна очень важная вещь, с которой нужно бороться, - это хорошая сегментация задач,
Нарисуйте круг, разделенный на четыре поля, для каждого поля в круге дайте атрибут
Затем вы можете красиво сегментировать задания и выполнять перекрестную работу, чтобы лучше понять, куда ушло время. Какое-то время я сказал себе, что для двух задач ВИ ЛУ можно подобрать один ЛИ - ЛУ.
В целом они сказали, что первая позиция в моем списке должна быть адресована инвесторам, владельцам и людям, которые принимают важные решения, но никуда не торопятся.
2-й шаг - для топ-менеджеров, чья работа - пожарные.
3-я и 4-я - для более низких рейтингов работодателей
Я считаю, что в конечном итоге изучаю новые технологии «в свое время» и рассматриваю это как «непрерывное образование» и что-то хорошее для моей карьеры.
Сделайте это частью задачи, которая их породила.
Установили новое программное обеспечение? Включите его документирование в план по его установке.
Развитие персонала - это может происходить постоянно при выполнении всех новых задач, за исключением одного или двух конкретных тренировок, и это важный и, следовательно, заслуживают того, чтобы им было уделено необходимое время.
Оформление документов делать? Включите это в план задачи, по которой были оформлены документы.
Выделяйте определенное количество времени для административных дел каждый день - если вы не позволите отставанию развиваться, справиться с ним будет легко.
Нет времени на исследования? Это тоже важная часть работы, а не тривиальное дополнение. Если у вас нет на это времени, значит, у вас либо недостаточно ресурсов, либо у вас другая проблема, если вы постоянно оттаскивают от подобных вещей для тушения пожаров.
Вероятно, это не тот ответ, который вы хотите услышать, но я обнаружил, что чем старше я становлюсь, тем больше у меня времени для такой работы - люди просто уделяют вам больше времени и не треплются так много.
Если вы показываете, что всегда рады высмеивать людей, они будут продолжать это делать, а когда вы станете старше, у вас будет меньше людей, пытающихся это сделать, поэтому вы можете выбирать, как лучше всего принести пользу вашей организации.
И да, я знаю, что мы одного возраста :(