В традиционной среде Windows Server 2003 с AD у нас есть общая папка для наших документов политики (MS Word). Эти документы время от времени редактируются / обновляются администратором (директором колледжа). Пользователи имеют доступ к папке только для чтения, но они все равно могут сохранять как и затем изменять содержимое.
Sharepoint - возможное решение, но его нелегко реализовать. Мы также подумали об использовании CMS в Linux и установке Joomla, чтобы пользователи могли просматривать документы только с помощью системы управления документами ... но возможно ли автоматически получить папку политики в сети и преобразовать или поместить ее в формат, который пользователи можно только просматривать, а не копировать?
Мы также думали о сохранении документов в защищенном формате PDF, но директору нужна автоматизированная система. В основном она просто хочет работать в Word, и политики должны быть доступны для сотрудников в сети.
Любые идеи? Очень признателен.
Используйте встроенный Управление правами на информацию для ограничения разрешений.
Нужно ли сотрудникам КОГДА-ЛИБО вносить изменения в какие-либо документы? Если они этого не сделают, вы можете дать им копию Word Viewer, а не просто Word.
Если им действительно нужно изменить документы (но не документы в этой папке), то, очевидно, это не подойдет.
Какая версия Word?
Мы все еще используем 2003, и возможности «Защитить документ» будут делать то, что вы хотите.
Мы делаем то же самое с некоторыми политическими документами: размещаем их в общей папке, доступной только для чтения большинству, и доступной для записи немногим людям, которые могут обновлять документы. Однако мы не беспокоимся о том, что кто-то сделает свою копию и внесет изменения, потому что в чем будет смысл? «Официальная» копия находится в сети, поэтому любые различия в локальной копии не будут действительны.
Как насчет использования второй общей папки для персонала и сохранения в ней PDF-версий документов?
Вам следует подумать о том, чтобы вообще не использовать документы Word для такого рода вещей. Представленный с аналогичным сценарием, я выбрал PDF-файлы с цифровой подписью, созданные из документов Word. Любое вмешательство будет очевидно.