Создаете ИТ-отдел?

Вы ничего не упоминаете о бюджете, поэтому я предполагаю худшее и расскажу, как я бы справился с каждым из них по дешевке. ;)

Сначала я посмотрю, что требуется от отдела. Какие услуги они ожидают от вас? Затем я бы начал с выяснения, как я могу использовать существующий персонал, чтобы помочь мне в создании отдела, так как одному человеку приходится много работать, чтобы организовать, инвентаризацию, написать политику и процедуры и т. Д. Итак, каковы навыки других людей ? Кажется, кто-то не так занят и отличные организаторские способности? Хм, круто. Я бы поставил их на инвентаризацию все в вашем распоряжении. Если никого нет, это все еще первая задача для вас. Узнайте, с чем вы работаете, и подумайте, как лучше всего использовать это для достижения требований, предъявляемых к вашему отделу. Затем сформулируйте план действий, который, похоже, вы уже сделали, разместив здесь информацию о помощи.

Затем, используя этот план, я бы передал его через корпоративную иерархию, чтобы CYA.

В этом плане я бы посмотрел на следующее:

1. Можете ли вы использовать какое-либо существующее оборудование и программное обеспечение, или вам понадобится бюджет на новые вещи.
2. У вас есть рабочая сила? Если нет, то как вы можете автоматизировать вещи, чтобы не быть слишком занятыми черными задачами.
   3. Наконец, как вы собираетесь соединить 1 и 2 вместе, чтобы сделать проект максимально эффективным по времени.

По сути, я бы начал. Затем я организовал бы все оставшееся оборудование в кучу устаревшего оборудования и потенциально полезную в будущем кучу и получил бы разрешение на сброс устаревшей кучи. Поверьте мне, если к нему не прикасались в течение 6 месяцев, его больше никогда не коснутся, и вы в конечном итоге будете копить его, пока ад не замерзнет, ​​а в среде малого бизнеса (по крайней мере, по моему опыту) пространство в цене.

Когда у вас есть план, следите за тем, что вы делаете, и продолжайте спрашивать: «Почему я это делаю?». Эффективность - ключ к бесперебойной работе отдела, а автоматизация полезна, если у вас мало рабочей силы или это шоу одного актера.

Что касается того, какое оборудование и системы вы используете, это чисто личное предпочтение, но я предпочитаю использовать бренды (например, IP-телефоны Cisco и настольные компьютеры Dell), которые имеют системы поддержки для поддержки вас. В противном случае вы увязнете в основах ИТ-отдела. Вы также можете подключиться к внутренней сети с системой продажи билетов службы поддержки, чтобы люди не забивали вашу электронную почту или телефон, прося о помощи.

Что касается систем обмена сообщениями, мне нравится несколько приличных систем обмена сообщениями внутри офиса с открытым исходным кодом. Вы можете уйти от Пиджин к RabbitMQ (также бесплатно для коммерческого использования). Или, как производитель PHP / Java, вы всегда можете создать свой собственный.

Я понимаю, что это не очень полный ответ, но, надеюсь, это начало и, возможно, будет полезно. У меня есть опыт делать именно то, что вы делаете, и я нахожусь на финишной прямой в моей нынешней компании, занимаясь именно этим с крошечным бюджетом. Остерегайтесь, это займет вдвое больше времени, чем вы думаете. Я думал, что заработаю через 6 месяцев, но через 9 месяцев я прошел около 60% пути!

Это о порядке, в котором я буду что-то делать:

1. Узнай обо всем. Это, без сомнения, самые важные шаги. Поговорите с разработчиками о том, что работает на серверах и как они взаимодействуют, прочтите руководство по телефонной системе, проследите за проводкой. Попросите некоторых сотрудников составить вам быстрый список программного обеспечения, которое они часто используют, и прочитать об этих программах, если они вам не знакомы. Убедитесь, что вы понимаете, кто поставщики ИТ-услуг, и знаете, кто в компании занимается этими счетами и имеет доступ к этим счетам. Однако вот самое важное, что нужно знать: выясните, кто отвечает за каждую систему или понимает ее, чтобы, если вы этого не понимаете, вы знали, к кому обратиться.
2. Проведите инвентаризацию всего, чтобы иметь представление о том, что у вас есть и что вам нужно. Обратите внимание на решения для инвентаризации с открытым исходным кодом, например Tracmor (платная версия SaS доступна по адресу tracmor.com).
3. Проанализируйте свои потребности. У сотрудников не хватает компьютеров? Что-нибудь стареет и требует замены? поработайте со своим начальством, чтобы выяснить ваш бюджет и составить план по замене или покупке нового оборудования для удовлетворения текущих потребностей.
4. Узнайте, есть ли какие-либо проблемы, которые необходимо исправить прямо сейчас. Поговорите со всеми сотрудниками (лично, если можете, их не так много) и посмотрите, знают ли они о каких-либо проблемах с ИТ-средой прямо сейчас. Составьте план, как это исправить.
5. Наладить связь. Это небольшая компания, поэтому это несложно. Убедитесь, что все сотрудники знают, кто вы, и что они могут сообщить вам о проблемах. Придумайте какой-нибудь формальный, записанный способ сделать это. Если вам интересно, вы можете настроить трекер билетов или просто попросите их всегда отправлять вам электронные письма и сортировать их.
6. Теперь вам предстоит техническое обслуживание. Продолжайте узнавать больше о системах, проводите свободное время, копаясь дальше, и следите за всем, что работает неоптимально.
7. И это самое интересное: начните улучшать ИТ-ресурсы. Узнайте, что, по мнению сотрудников, может сделать их работу проще или эффективнее, и исследуйте решения. Существует множество продуктов (многие из которых FOSS), которые утверждают, что они улучшат ваш бизнес, выясняют, какие из них, по вашему мнению, действительно улучшат, и составляют план их внедрения.

Стройте планы и следите за ними: выполнение множества задач может стать непосильным, поэтому держите их очень хорошо организованными и расставляйте приоритеты. Когда у вас есть четкое представление о том, что и когда нужно делать, это становится менее стрессовым.

Общаться: Убедитесь, что другие сотрудники знают, как с вами связаться, и держите в курсе, как все работает и как все могло бы работать лучше. В техническом магазине ваши «клиенты из отдела», вероятно, решают большинство проблем самостоятельно, что может быть как благословением, так и проклятием. Попросите их сообщить вам, когда они столкнутся с проблемой в системе, и рассказать вам, как они ее исправили, если они это сделали (таким образом вы знаете, как исправить это, если это произойдет с кем-то другим).

Есть много бесплатных инструментов, которые могут стать вашим лучшим другом. Загляните в Spiceworks, его бесплатная версия с минимальной рекламной поддержкой проработает вашу локальную сеть, войдет на все компьютеры и проведет инвентаризацию их оборудования и программного обеспечения. Он отслеживает все это и выявляет проблемы (устаревшее программное обеспечение, выход из строя оборудования и т. Д.). В то же время в нем встроена простая система оповещения о неисправностях.

Я уверен, что вы видели миллион рекламных объявлений об этом, но Splunk действительно полезный инструмент для диагностики этих серверов, и он бесплатный для небольшой среды. Если сотрудники разработчиков еще не используют его, они, вероятно, сочтут это полезным инструментом и для себя.

Беги, беги в холмы!

Вы серьезно знаете, во что ввязываетесь? Так говорит я - ИТ-менеджер, проработавший в отрасли более 20 лет.

Я не сомневаюсь в ваших способностях, но для опытного ветерана достаточно сложно войти в компанию с установленной ИТ-инфраструктурой и взять на себя ее руководство, не говоря уже о двойном ударе - отсутствии инфраструктуры, И вы изучаете ИТ-менеджмент на лету .

А теперь более формально: ваша организация не такая уж большая, я полагаю, они уверены в ваших способностях, и вы делаете это ...

1. Определите бизнес-цель, если вы еще этого не сделали.
2. Определите ключевые системы и услуги, которые помогают бизнесу делать то, что они делают, и убедитесь, что все задокументировано - у вас должны быть как стандартные рабочие процедуры для критически важных для бизнеса, регулярных событий, так и генеральный рабочий план, который включает SOP + аварийное восстановление и планы обеспечения непрерывности бизнеса .
3. выявить ключевых заинтересованных сторон (персонал и поставщиков) во всех аспектах того, чем вы собираетесь заниматься, и держать их в курсе, обращаться к ним за советом, пожеланиями, проблемами и опытом.
4. Определите ИТ-ориентированные риски и уязвимости, которые помешают бизнесу делать то, что они делают.
5. Оцените затраты, связанные с отсутствием ведения бизнеса в течение какого-либо периода времени.
6. Определите, какие ресурсы у вас уже есть для снижения рисков (резервные копии, запасной комплект, удаленные сайты и т. Д.).
7. Определите недостаток в снижении рисков и сколько будет стоить устранение дыры.
8. Посмотрите, есть ли у вас бюджет для снижения рисков, и решите, что это позволяет вам делать.
9. Только когда у вас есть твердый план для всего вышеперечисленного, вы даже думаете о внедрении новых вещей и внесении дополнительных изменений, помимо тех, которые вам нужно сделать для вышеуказанного. Некоторые задачи могут совпадать, но основы тоже должны быть правильными.

Хорошо, вы можете запастись несколькими запасными клавиатурами и ковриками для мыши, но что насчет того, когда из кондиционера начинает капать вода на часть комплекта в серверной (если она у вас есть) - у нас это было на прошлой неделе, и нам пришлось реализовать непредвиденные обстоятельства когда температура поднялась до 30C, и все серверы начали звучать так, как будто они собирались взлететь, поскольку они так сильно вращали свои охлаждающие вентиляторы.

Вы же сохраняете спокойствие в кризисной ситуации, не так ли !?

Надеюсь, все пройдет хорошо.

Это для стратегического подхода. Небольшие компании часто сильно растут за очень короткое время. Это поможет вам не выгореть в такой ситуации.

Поскольку я учусь в бизнес-школе (ИТ-менеджмент), мой ответ может отличаться от того, что я читал здесь. Я буду использовать стратегический подход вместо технического. Вы также можете извинить за мои письменные навыки, так как мой основной язык - французский. Это может быть неприменимо напрямую, поскольку это очень маленькая компания - это не структура для ИТ-армии, состоящей из одного человека - но начиная с правильного пути, вы будете готовы к росту. Это вдохновлено структурой ITIL для управления ИТ-услугами, используемой большим корпусом по всему миру.

С моей точки зрения, первый шаг в «создании» ИТ-отдела - это не знать, чем он владеет, а знать, что он предлагает (или, с другой точки зрения, что другим отделам / бизнес-единицам нужно от вас). ИТ-отдел предлагает услугу. Следуя этому, вы всегда должны иметь возможность планировать, оценивать, получать бюджеты и предоставлять хорошие услуги (иногда путем отказа с хорошими баллами от некоторых работ по сравнению с ресурсами, доступными ИТ-отделу) (говорите на деловом языке: все возможно, если вы дадите мне 2000 человек и бесконечный денежный поток).

Принимая эту предпосылку, вы должны начать с получения тех услуг, которые ожидаются от вашего отдела. Это может быть что-то связанное с ИТ (на данном этапе может показаться, что они просят больше, чем это возможно, лучше знать это в начале и получить некоторые ресурсы, чем получить хорошее выгорание) несколько примеров:

по всей корпорации: - действующая телефонная сеть VoIP; - рабочая ИТ-инфраструктура (интрасеть, LDAP / активный каталог, электронная почта, принтеры и т. д.) - инфраструктура резервного копирования; - рабочие места;

для конкретных отделов: - программное обеспечение (бухгалтерский учет, закупки, выставление счетов, инвентаризация, управление персоналом, знаниями и т.д.) - ИТ-поддержка;

Тогда ты мог бы написать несколько соглашений об уровне обслуживания (SLA) за услуги, которые вы, как ожидается, предложите. Это контракт. Это поможет вам оценить, какие ресурсы (время, деньги, люди) вам понадобятся для выполнения вашего долга. Это также гарантирует, что все стороны будут осведомлены о том, что они получают. Это защитит вас от перегрузки задач, потому что ваше планирование основывалось только на этих сервисах, и если кто-то придет и попросит вас, например, управлять 6 новыми серверами, вы знаете, что получите больше исправлений для применения, больше резервных копий и т. Д. И вам понадобится больше ресурсов. SLA могут включать время безотказной работы, окна обслуживания, инциденты, aknowledge_time response_time Resolution_time и соглашение о показателях, используемых для оценки услуг, предоставляемых вашим ИТ-отделом.

Теперь, когда вы (и ваши клиенты: другие отделы) знаете, что вы должны делать, вы захотите знать, что вы должны это делать. Время инвентаризациисм. сообщения выше. Лучше всего, чтобы база данных ваших активов обновлялась автоматически. Использование инструментов / сценариев обнаружения для ввода данных, таких как прошивка серверов, программное обеспечение, базы данных, версии ОС и т. Д. Поскольку это небольшая компания, это все еще можно выполнить вручную. Эта база данных, назовем ее база данных элементов конфигурации (CMDB) должен пережить вас в корп. Вы будете использовать его при обнаружении критических уязвимостей, чтобы узнать, какие хосты уязвимы, чтобы совершить покупку, оценить потребности в исправлениях, запомнить конкретный IP-адрес host.wtf, даты начала и окончания лицензий (с напоминаниями за 1 месяц до истечения срока действия. ), контракты на техническое обслуживание и т. д.

Теперь вы знаете, что делать, как это измерить и что у вас есть. Поскольку каждый отдел работает с бюджет, вашему ИТ-отделу нужен респектабельный. Оцените и напишите бюджет, в зависимости от компании, вас могут попросить делать это на основе триместра. Если вы оставите это другим ... удачи.

Там намного больше, но там можно поработать 3-4 месяца на полную ставку ... по крайней мере, поскольку у вас нет менеджера, который бы это делал за вас, и у вас также есть задачи постоянных клиентов. Может это вам поможет.

Случайные подсказки:

• делать ваш работа: это значит делать ИТ, не покупать, не делать электричество, не ремонтировать кофеварку. Например: подготовьте заказ на покупку, получите предложение от поставщика, но оставьте заказ и обратитесь к тому, кто это уже делает.

В качестве системы обмена сообщениями мы используем приложения Google. Вы можете использовать собственное доменное имя для учетной записи Gmail, разговоры могут регистрироваться, если вы того пожелаете, и вы можете использовать практически любой клиент чата, какой захотите.

Как уже упоминалось, инвентарь - это большое дело. Железо и софт. Документируйте лицензии (!).

Если вы создаете что-то новое, задокументируйте это. Если вы узнаете что-то новое, запишите это. Если вы выяснили, как работает текущая служба, задокументируйте это. Другими словами, думайте об этом как о начале вашего библиотека документации.

Работайте с руководством, чтобы найти любые потребности, которые у них есть (поскольку у них не было ИТ-отдела), а затем определите приоритеты этих потребностей. Затем получите их одобрение на расстановку приоритетов.

Вы будете хорошим специалистом, поэтому вам необходимо понимать, как все работает, от сети до администрирования сервера и поддержки рабочего стола.

После всего этого вы можете начать беспокоиться о безопасности, политиках и процедурах, расширениях, окончании жизненного цикла оборудования, покупке и т. Д. И т. Д. :) Вы будете очень заняты!

Это тактическая часть. Помните, что ваша компания может быстро расти. В этом разница между работой на вас и работой в компании (ну, я так думаю).

----> Управление запасами

Получите зарезервированное заблокированное место для своего ИТ-инвентаря. (Резервирование на 3 ключа, это может быть комната, шкафчик, ..?) Попробуйте разбить его по локациям (коробки, полки, используйте что-нибудь, чтобы разделить пространство).

Создайте соглашение об именах для вашего оборудования и местоположений.

Возьмите этикетировочную машину (например, P-Touch) и сделайте этикетку в соответствии с соглашением.

Ведите инвентарь. У бухгалтера может уже быть программное обеспечение, которое поможет вам отслеживать его, и это имеет положительную ценность, поскольку оно поможет ему / ей провести амортизацию запасов. Избегайте блокнота, иначе вы однажды заплатите за него. Excel / Free Office Calc с правилами целостности данных может быть приемлемым, поскольку его можно легко импортировать в будущее приложение инвентаризации. Lansweeper - отличная бесплатная программа для этого (требуется MS SQL Server).

ОБНОВЛЯЙТЕ ИНВЕНТАРЬ. При перемещении материалов, получении новых материалов и т. Д. Или обучении пользователей этому.

----> Обмен сообщениями между офисами, удаленный доступ и т. Д.

Не надо, никогда не забывай, резервные копии. И проверьте свои резервные копии. Хорошо, этот момент сделан. В зависимости от вашей текущей ИТ-инфраструктуры LogMeIn может быть не лучшим решением. Есть ли брандмауэры, прокси и т. Д., Если нет, вам это понадобится, не доверяйте пользователям.

Более профессиональным подходом было бы настроить безопасный VPN на ваш административный сервер (ы) и / или в интранет для удаленных вычислений.

Для обмена сообщениями между офисами все идет, вам нужно только искать что-то, что вы можете контролировать. То, что было предложено Райаном М., похоже на это. Если кого-то увольняют, не весело, если он может говорить с клиентом, как в компании.

----> Организация

Составьте контрольный список для нового сотрудника о том, что вам нужно сделать, и попросите HR или кого-либо, кто нанимает, отправить вам электронное письмо до прибытия нового сотрудника. Неинтересно знать точный день прибытия сотрудника, и у вас произошел сбой приложения, и вы ожидаете поступления заказа, чтобы создать имя пользователя, пароль и т. Д. Для этого нового прибытия. А потом при печати бумаги для новичка принтер заклинивает.

Научитесь пользоваться повесткой дня или КПК, или Outlook, или что-нибудь в этом роде. Есть несколько схем для использования таких, как «Getting thing Done». Вы будете получать запросы со всей планеты, а иногда и с других планет. Запланируйте такие задачи, как «инвентаризация» и «тестирование резервных копий».

Напишите документацию от того, что вы делаете технически, когда делаете это. И разработать систему хранения знаний.

Нарисуйте схемы бизнес-процесса. Например, вы можете использовать структуру BPMN. Итак, все знают, как дела, рабочий процесс и легко обучать новых людей.

Попросите запросы по электронной почте Не соглашайтесь делать что-то, когда вас просят на лету, пока вы занимаетесь чем-то другим.

Подготовьте формы для самых распространенных запросов Вы убедитесь, что получите всю необходимую информацию с первого раза, и не потеряете время на то, чтобы спросить нужные детали. Вы можете называть «наиболее распространенные запросы» «запросами на обслуживание». Я знаю, что это бюрократизм, но вы можете добавить к ним уникальный номер, чтобы вы могли быстро сослаться на «для этого мне понадобится форма Win-102».

Получите вулкан у них нет эмоций и хорошая память.

Следование всем этим принципам должно избежать ударов по поклоннику. Покажите это своему боссу и попросите прибавку. Два повышают, так как вы выполняете 3 работы.