Мы небольшая консалтинговая фирма по программному обеспечению, в которой работают 10 программистов. У нас есть много корпоративных контрактов и документов, которые мы в настоящее время организовали в большой файловый ресурс с иерархическими каталогами. Это вызывает некоторую головную боль (хотя и не тонну) из-за отсутствия возможности помечать документы, которые на законных основаниях могут находиться более чем в одном месте.
Мне интересно, какие решения малые предприятия внедрили И ИСПОЛЬЗУЛИ в течение длительного периода времени, чтобы перейти к следующему шагу в организации документов. Если бы существовал СУПЕР легкий элемент управления рабочим процессом, мы бы попытались его использовать, но большая часть того, что я видел, довольно тяжеловесна, учитывая, что большинство пользователей - это просто команда менеджеров.
Может быть Под открытым небом или Maarch - это именно то решение, которое вы ищете.
Мы используем worldox как систему управления документами. Он прост в использовании и хорошо интегрируется с Microsof OFfice и WordPerfect. Он позволяет классифицировать и отмечать документы. Он также имеет полнотекстовый поиск, который помогает вам находить документы, когда вы не можете вспомнить, что вы их отметили.
Мы продолжаем перемещать все из файлов в нашу вики (Atlassian Confluence), модуль импорта MS Word забирает все, что мы на него бросили.
Очевидно, это работает не для всего, но хорошей файловой структуры (поддерживаемой в основном в VCS) достаточно для того, что осталось.
Я активно использовал SharePoint в течение последних 18 месяцев в нескольких небольших группах, и это прекрасно работало. Он даже включает в себя как собственную систему рабочих процессов, так и Windows Workflow Foundation.
Какие-то решения на основе Wiki могут удовлетворить ваши требования. Службы Windows SharePoint Services также могут быть подходящими (плюсы - это интегрированная проверка подлинности AD и сильная интеграция с Office), но они идут с предварительным предупреждением о том, что, если они вообще потребуют какой-либо настройки, они могут очень быстро получить много накладных расходов на администрирование и разработку.
По моему опыту, системы управления документами почти всегда вызывают у пользователей больше проблем, чем решают. Вы упомянули, что по большей части ваша существующая структура каталогов работает. Можно ли решить ваши проблемы путем обучения или небольших настроек существующего решения? В большинстве случаев этот подход будет лучше восприниматься пользователями и более эффективен. Ловушка в том, что технологии решат все наши проблемы ... но на самом деле так не получается.
Год назад мы развернули DMS, где я работаю, и мы все еще вносим изменения в типы документов, рабочие процессы и обучаем пользователей. Я думаю, что 95% пользователей предпочли старую структуру каталогов тому, что есть сейчас. Я не говорю, что DMS не может работать, если используется для правильных задач, правильно настроена и все пользователи понимают, как ее использовать. Системы DMS - это проблема мусора в мусоре, и когда пользователи не понимают, что это за тег, или не могут понять, какой тип документа представляет собой документ, вы получаете намного больше мусора, чем вы думаете.
просто выполните поиск «Программное обеспечение для управления документами» в Google, вы найдете множество поставщиков DMS, которые предлагают пробную версию, вы можете выбрать любой из них после использования пробной версии. :)