Мы используем электронную почту в организации в течение нескольких лет без политики для конечных пользователей (для Великобритании действуют политики хранения данных и резервного копирования. FoI и DP требований), до сих пор мы использовали выражение «если вы не запишите это и не поместите в почту, это не будет подходить для электронной почты».
Была сформирована рабочая группа для обсуждения использования электронной почты в организации, а также политик, процедур, правил и передовых методов, связанных с электронной почтой.
Какие документы обычно публикуются в связи с использованием электронной почты? являются ли они отдельными документами части вашего AUP, ToU или трудового договора? какие типичные правила и политики содержатся в этих документах?
Я бы сделал его как можно меньше, но кое-что делать нужно разъяснить. Я использую словосочетание «коммуникационные системы» для включения всех форм общения… электронной почты, мгновенных сообщений, телефона, внутренней сети, блога, пространства для совместной работы и т.
1- Системы корпоративной связи не являются частными. Любое общение через сеть или службу компании, личное или связанное с работой, является собственностью компании. Компания может отслеживать, просматривать, искать и повторно публиковать любые сообщения, сделанные с использованием ее сети или службы, по своему собственному усмотрению.
2- Неуважение, жестокое обращение или плохое обращение с другими людьми, независимо от того, являются ли они сотрудниками компании или посторонними, недопустимы и запрещены. Это включает в себя, помимо прочего, личные оскорбления, ненормативную лексику, ненормативную лексику, явные или подразумеваемые сексуальные ссылки и ссылки на любой «защищенный» класс или статус. Эта политика применяется независимо от того, является ли объект указанного обращения стороной общения или нет.
3- Авторское право и авторство следует уважать. Любые материалы, написанные кем-то другим и используемые в любой форме ecomm, должны упоминаться как таковые. Если авторство неизвестно, это необходимо указать.
4- При работе с конфиденциальной или служебной информацией необходимо соблюдать особую осторожность.
5- Письменное общение должно соответствовать руководству по стилю компании и другим опубликованным руководствам.
6. Ожидается, что все сотрудники будут здраво рассуждать при использовании систем связи компании.
mfx опубликовал отличный список, Я просто хочу добавить одну вещь.
Что бы ты не делал не добавить отказ от ответственности. Особенно, если у вас большой технический персонал, они просто выглядят идиотами.
Я не большой поклонник такой политики, и я бы порекомендовал использовать рассмотренный выше здравый подход. Есть ли какая-то конкретная причина, по которой вам нужно вводить такую политику сейчас?
В любом случае - в моей организации есть официальная «Политика и руководство по электронной почте» - документ длиной в 7 страниц. Я сомневаюсь, что кто-нибудь когда-либо читал это, но в нем говорится:
Я бы выполнил поиск в Google по запросу «сетевой этикет» или «этикет электронной почты». Это должно дать вам много идей.
Много лет назад мне пришлось написать политику использования. В то время я думал, что они были довольно глупыми, но теперь я начинаю видеть некоторую выгоду. Важно как можно более прямо сообщить о пределах допустимого использования для ваших пользователей. Они будут их проверять, несмотря на все «здравые» замечания в этой ветке. Также важно, даже более важно, сообщить сотрудникам / пользователям, что у них нет явного или подразумеваемого права на конфиденциальность в корпоративной сети. Вы воля когда-нибудь придется прочитать чью-то электронную почту, и, скорее всего, вас попросят предоставить электронную почту и другие записи юристам. В этом случае вы хотите убедиться, что сотрудники знают, что, хотя такие вещи, как электронная почта, являются «частными» в общем смысле, они абсолютно не «частны» для компании.
В нашей политике мы разъясняем следующее (это не цитаты из документа, а его общая суть):
После того, как вы составили проект своей политики, вы, возможно, захотите, чтобы ее рассмотрел юрист. В конце концов, политика просто сидит и вертит пальцами, пока не произойдет что-то плохое, а что-то плохое часто означает возможность судебного иска ... так что было бы неплохо получить отзывы о вашем конкретном словоблудии. Если вы будете слишком расплывчатыми или конкретными, это может привести к неприятностям.
Я считаю, что вы можете быть немного более расплывчатым в отношении вещей, которые с меньшей вероятностью будут стоить больших денег, и предельно ясными в отношении того, что есть. Например, если вы попытаетесь определить жесткий набор правил о том, когда и почему и как сотрудник может отправлять сообщения электронной почты, то из этих правил постоянно будут возникать исключения, что ослабит всю вашу политику. Сотрудник, пересылающий глупое письмо по цепочке или использующий «нестандартную» подпись или что-то в этом роде, - это не конец света, и это то, с чем вы можете иметь дело в индивидуальном порядке, когда это необходимо. С другой стороны, если вам нужно вытащить сохраненный адрес электронной почты уволенного сотрудника и передать его юристам, чтобы доказать, что они отправляли секреты компании, вы не хотите, чтобы они могли сказать: «Эй, вы не можете сделай это, это личное! " и иметь ногу, на которой можно стоять. Вы хотите иметь возможность ответить: «Да, я могу, вот где я вам это сказал, а вот ваша подпись».
Базовый подход, который вы выбрали, имеет смысл. Вот некоторые соображения о том, как двигаться дальше: