Мы переживаем ситуацию, когда у нас есть бывший сотрудник, который будет продолжать работать за нас по контракту. Начальник считает нормальным НЕМЕДЛЕННО приостанавливать действие своих аккаунтов и удалять их электронную почту. Что является нормальным для вашей организации в отношении уволенных сотрудников?
Что, если они останутся работать на контрактной основе (для чего требуется учетная запись электронной почты)? Сохраните ли вы их доступ к их архиву электронной почты, если они скажут, что это поможет им лучше выполнять свою работу?
Если вы работаете в университете, какова политика в отношении профессоров, которые могут заниматься исследовательскими проектами и уезжать в другой университет? Сохраняют ли они доступ к своим счетам?
Я работаю в колледже и раньше работал в университете, так что я попробую это сделать - в обоих случаях, когда кто-то уходит, мы блокируем его доступ к его учетной записи электронной почты и разрешаем доступ только его непосредственному руководителю, и только если они попросят на письме. Через некоторое время, скажем термин, мы его удаляем.
У вас должна быть письменная политика, которой вы можете продемонстрировать, что вы следуете (и в ней, вероятно, должно быть указано, что линейный менеджер / HoD имеет доступ к электронной почте, что тот, кто это делает, не будет читать явно частную и личную электронную почту и т. Д.), И это должно быть на основе бизнес-требований и, что более важно, правовой базы для такого рода вещей в вашей стране.
РЕДАКТИРОВАТЬ +1 MarkM за пункт HR - должен был добавить это сам.
Независимо от того, кто возглавляет, а кто следует, Джастин, вы обязательно должны согласовать с HR относительно того, какой процесс вы решите в конце концов выполнить.
В конце концов, именно им придется защищать / оправдывать это в первую очередь, если недовольный бывший сотрудник жалуется. Это также им, возможно, придется опубликовать его в справочнике для сотрудников / в интранете / в любом другом месте, прежде чем оно станет действительным.
Вам нужно помнить несколько вещей: сохранение журналов того, кто и к каким данным имел доступ (вы можете быть обязаны это сделать по закону), электронные письма могут быть полезным инструментом, если когда-либо возникает подозрение в корпоративном шпионаже или продаже коммерческих секретов.
Почтовые ящики и домашние каталоги выпускников передаются их непосредственному руководителю. Обычно линейный руководитель требует, чтобы их убрали довольно быстро.
Обычно мы архивируем их почтовый ящик и сохраняем его на архивном сервере / станции Terra.
Если руководству пользователей необходим доступ к содержимому почтового ящика, мы предоставим одному человеку (обычно непосредственному руководителю) копию, чтобы они могли перенести ее в свой Outlook. Я предполагаю, что вы используете Exchange / Outlook.