У моего клиента небольшая консалтинговая компания, в которой работает пять человек, которые обычно работают удаленно.
Они привыкли использовать Outlook, но использование POP - не лучший вариант, поскольку электронные письма в конечном итоге рассыпаются по разным компьютерам. Даже если клиенты настроены так, чтобы оставлять копию сообщения на сервере, это относится только к входящим сообщениям электронной почты, при этом исходящие сообщения электронной почты доступны только на том ПК, с которого они были отправлены.
Как разрешить пользователям оставаться в Outlook, но хранить всю электронную почту на сервере? Я слышал о IMAP, который должен поддерживать синхронизацию сервера и клиентов, но я не уверен. Меня также беспокоит задержка из-за удаленного доступа через Интернет, но я не знаю, должно ли это быть проблемой или нет.
Я бы серьезно подумал о том, чтобы отговорить этого клиента от внутреннего решения.
Для 5 пользователей это перебор. С появлением размещенных решений Exchange существует ряд причин для использования размещенного Exchange (или других размещенных решений, таких как Google Apps):
Интеграция Outlook с этими решениями проста, если вас беспокоит задержка, используйте кеширование. Если использование Outlook является обязательным, использование IMAP - это хитрость, и вы упускаете множество функций, которые были бы полезны для небольшой организации, такие как общие календари и контакты. Веб-клиент с Exchange отлично подходит для случаев, когда Outlook недоступен.
Я большой сторонник открытого исходного кода и использовал множество различных почтовых серверов и почтовых клиентов. «Королем» из них по-прежнему остается Outlook для общего использования в бизнесе. А сервер, который лучше всего работает с Outlook, - это Exchange.
Все это, как говорится, и надеясь, что я не окажу поддержку компании, я использовал одного отличного провайдера, и это Intermedia. У них есть учетные записи реселлеров, так что вы можете «перепродавать» решения по мере предоставления им поддержки. Керио также есть клон, который я сам не пробовал, но слышал, что он работает нормально вместо размещенного Exchange. Игроков очень много, так что найдите того, который подходит вашей целевой компании. Будьте готовы платить около 10-15 долларов в месяц за почтовый ящик за размещенные планы обмена.
Как уже указывалось, IMAP был создан именно для этого сценария и должен работать.
Outlook можно использовать в качестве клиента IMAP, но Thunderbird также будет отличным выбором, возможно, лучше, потому что Outlook действительно предназначен для использования с сервером Exchange.
Другой вариант - использовать веб-почту, где все хранится централизованно. Вы можете использовать любого коммерческого поставщика (например, GMail) или, если хотите, настроить свой собственный сервер (или разместить его). Есть много отличных почтовых серверов и пакетов веб-почты, много бесплатного программного обеспечения (например, Postfix, SquirrelMail, RoundCube).
Эти два варианта также можно комбинировать (вероятно, лучше всего): большинство систем веб-почты могут сами использовать IMAP (иногда даже по умолчанию), поэтому вы можете попеременно использовать IMAP и веб-почту для максимальной гибкости.
Что касается исходящей почты, большинство клиентов IMAP позволяют автоматически сохранять копию исходящей почты в папке на сервере (либо в специальной папке «Отправленные», либо в папке, в которой вы сейчас находитесь). Тогда копии исходящей почты будут доступны точно так же, как и вся другая почта через IMAP. Я сам использую это в Thunderbird.
РЕДАКТИРОВАТЬ:
Помимо почты, ваш клиент может эффективно использовать какое-то программное обеспечение для совместной работы / совместной работы с общим календарем и т. Д. См., Например, Есть ли сервер Exchange с открытым исходным кодом? для некоторых вариантов. Или, может быть, вики более уместна. В любом случае, иметь для общения больше, чем просто электронную почту, может быть очень полезно. Однако подходящее решение будет зависеть от конкретного вида работы (обычная офисная работа, техническая поддержка, разработка ПО, творческая работа, исследования ...).
Настройте клиенты, чтобы они не сохраняли копии исходящих писем. Также настройте их на автоматическую скрытую копию одного и того же электронного письма: «Отправлено с <address1> на <address1>». Настройте правило, согласно которому, если адрес электронной почты <address1> и я не указан как один из получателей, помещать его в папку «Отправленные».