Я потратил много времени на миграцию почты для компаний, у которых либо мало внимания уделялось ИТ, либо нет штатного персонала для решения общих проблем. В результате так и не были введены политики, регулирующие использование электронной почты и оптимальные процессы. Конечные пользователи в этих средах не имеют технического образования и склонны сопротивляться изменениям.
Я определенно понимаю механизм изменения / перемещения / обновления почтовых платформ. В большинстве случаев я помогаю компаниям перейти с POP3 или IMAP на базе Linux на Microsoft Exchange. Такой ход демонстрирует множество вредных привычек пользователей.
Меня беспокоит не только дисковое пространство, занятое проблемы с накоплением электронной почты, с которыми я сталкивался в прошлом; в каждой компании всегда есть один. Речь идет о проблемах и нарушениях, которые я обычно вижу, когда работаю с определенной фирмой.
Во время последней миграции я увидел:
Пользователи, которые CC: себя в каждом электронном письме (предположительно, как способ отслеживать цепочки сообщений?).
300 мегабайт сообщений в Отправленные вещи папка?!?
Люди, которые отправляют Outlook уведомления о прочтении на каждый исходящее сообщение.
Пользователи, которые поддерживают подпапки для каждый контакт, с которым они переписываются. Иногда вручную. Иногда с очень нарушенными правилами на стороне клиента.
Чрезмерная организация вложенных папок. (некоторые папки только с одним сообщением в них).
Подпапки в Входящие (Я не уверен, что это плохая практика, но это чувствует неправильно).
Бесплатное использование флажков приоритета. Все Высокая важность!!
4+ лет электронной почты в Отправленные вещи папка.
25000 и более товаров в Входящие (с большим процентом непрочитанных).
15 000 или больше сообщений в Удаленные объекты папка.
Пользователь с 24000 наименований в их Черновики папка! (результат неправильного применения правила на стороне клиента).
Автоархивы растут из-под контроля.
Как это произошло?
Мой вопрос в том, есть ли стандартный набор рекомендаций по управлению электронной почтой? (даже брошюру?)
Проблемы с обучением пользователей, как правило, замедляют эти развертывания, потому что я изменяю рабочий процесс, к которому люди пришли, с помощью различных средств. И когда это затрагивает людей на всех уровнях / ролях в организации, кажется, что стандарта нет.
Подобные ситуации являются результатом нескольких факторов:
В наши дни мы еще не достигли той точки, когда большая часть сотрудников в целом имела дело с электронной почтой на протяжении всей своей карьеры, но она приближается. Но мы определенно преодолели отметку в 50% для людей, которые имеют дело с этим уже более десяти лет, так что есть еще много плохих прошлых практик.
В последней среде Exchange, с которой я работал, были все эти проблемы. Отчасти это произошло из-за того, что определенное меньшинство настаивало на использовании интерфейсов Exchange, отличных от Outlook, что имело… побочные эффекты. Некоторые из них были результатом случайных колебаний, пока не стали смотреть вправо, а затем оставались в покое на пять лет.
Управление электронной почтой - это интенсивно личное дело, и будучи вынужденным свыше Тот человек хранить вещи только так, потому что в какой-то глупой брошюре сказано, что так и должно быть, не встретили тепло. В средах с очень маленькими квотами почтовых ящиков вы получаете PST-файлы необычного размера, которые выглядят так же, как ваш пример с слишком большим количеством папок.
Где мы проводили некоторое время, обучая пользователей, было:
Короче говоря, мы сосредоточились на болевых участках. Нам было все равно, создавал ли пользователь одну папку в день для дневной переписки или просто оставлял ее в папке «Входящие» и выполнял поиск всякий раз, когда им что-то было нужно (в стиле Gmail!).
Единственными стандартами, которые мы соблюдали, были:
Мне нравится аналогия с вашим домашним почтовым ящиком, чтобы попытаться справиться с «плохими» пользователями электронной почты.
Вы не оставляете весь свой неоткрытый спам в своем почтовом ящике, вы не сохраняете там свои счета, фотографию своей племянницы в зоопарке или что-нибудь еще. Вы вынимаете его и либо выбрасываете, либо кладете в другое место на хранение. Относитесь к своему почтовому ящику, как к домашнему.
При этом обучение пользователей и надлежащая подготовка имеют большое значение. Мы обеспечиваем соблюдение ограничений почтового ящика в разумных пределах и согласовываем ограничения размера отправки и получения с правилами Google, чтобы избежать проблем. Тем не менее, всегда будет один пользователь, который думает, что все «должно просто работать» без необходимости иметь с этим дело (т.е. очистить свой почтовый ящик в какой-то момент за многие годы накопления).
