Системные и сетевые администраторы обычно очень занятые люди. Жонглирование проектами, встречи, билеты в службу поддержки и устные просьбы людей в коридоре могут создать настоящий беспорядок. Мы обсудили некоторые системы отслеживания запросов здесь в прошлом, но какие еще методы или инструменты вы используете для более эффективного управления своим временем?
Книга Томаса Лимончелли, Управление временем для системных администраторов, есть отличные идеи, но что работает и не работает для вас в реальном мире?
Хорошее использование билетной системы.
Хорошее использование исчерпывающей документации (вики) по конфигурации системы, сети и т. Д., Которая всегда актуальна (так что мне никогда не придется ничего исследовать)
-Адам
Интерфейс командной строки (CLI) Todo.txt - Кроссплатформенность, гарантия будущего, работа через SSH. Чего еще можно хотеть?
Система, которую я использую, Приступаем к делу, упомянутое выше. Я также нашел Управление временем для системных администраторов (также упоминалось выше) очень ценно.
Что мне больше всего понравилось в GTD, так это то, насколько он независим в отношении вашей «системы». Он может быть бумажным, электронным, каким угодно. Пока это работает, кого это волнует?
Я начал использовать учетные карточки с зажимом для бумаг, которые я везде носил с собой. Каждая учетная карточка была отдельным контекстом GTD. Это, наверное, то, что сблизило меня с принципами GTD. После этого я некоторое время использовал OmniFocus, я даже участвовал в публичной бета-версии и получил действительно дешевую копию. Но для меня это было чертовски сложно. (и я просто открыл его на прошлой неделе и закрыл снова почти так же быстро, просто из страха!) Плюс мне не нравится, что они берут 25 долларов за версию для iPhone, как будто 70 долларов за OmniFocus уже не возмутительны. После этого я использовал обычный текстовый файл, который держал открытым в vim весь день. Наверное, моя лучшая система на данный момент, но она не была очень портативной. Поэтому я переместил текстовый файл в вики и планировал использовать расширение в Firefox, чтобы я мог открывать его в vim, но я использовал его гораздо реже, чем когда у меня всегда был открыт vim.
Теперь я использую Вещи для Mac. Все идет нормально. Все очень просто. Вероятно, его лучшая особенность - это категория «Сегодня», в которую вы помещаете то, что хотите сделать сегодня. Это не очень GTD, но у меня работает. Самая большая проблема с Things заключается в том, что слишком легко потерять из виду задачи. Он указан под следующим? Запланированное? Когда-нибудь? Проекты? Почему следующие действия в проектах не отображаются в зонах ответственности? Есть много недостатков, и я бы хотел, чтобы у него была возможность создавать свои собственные пользовательские представления, как в OmniFocus. Но, несмотря на это, я купил лицензию и, вероятно, скоро куплю версию для iPod touch. Это не идеально, но помогает мне оставаться организованным, что, я думаю, единственное, что действительно важно.
Если вы не ансамбль из одного человека, вам просто необходимо иметь ротацию поддержки. Нельзя недооценивать преимущества возможности перебрасывать вопросы поддержки на кого-то еще в течение недели; это позволяет вам погрузиться в среднесрочные и долгосрочные задачи, которые в противном случае откладываются.
Что касается управления временем / задачами, у меня есть 3 списка:
Список @desk дополнительно сортируется по сроку выполнения, а более важные дела находятся вверху.
Кроме того, список @somestage на удивление действует как катарсис; Приятно иметь место, где можно записать то, что действительно вас беспокоит, но вы не можете оправдать затраты времени на исправление прямо сейчас, поскольку это не влияет на работу службы.
Несколько общих советов относительно рабочих привычек, которые, хотя и не касаются непосредственно управления временем, вероятно, сэкономят ваше время в долгосрочной перспективе:
Мы используем программное обеспечение под названием AdvenNet ManageEngine для всего ИТ-отдела. Это отличный инструмент для отправки и отслеживания заявок, активов и базы знаний.
Когда пользователь останавливает меня в холле, я честно говорю им, что забуду, когда вернусь к своему столу, поэтому, пожалуйста, отправьте билет. Эти билеты могут отслеживать прогресс, время и т. Д., И пользователи могут проверять их в любое время.
Проверьте это, это отличный инструмент.
Лично я использую комбинацию билетной системы (Запросить трекер) и мой календарь Outlook. Я работаю с системой продажи билетов типа «исправить их сейчас», но для более крупных проблем, которые потребуют нескольких периодов работы, я добавляю их в свой календарь Outlook. Я просто перетаскиваю вкладку или адресную строку и бросаю ее в календарь. Я оставляю напоминания так, чтобы они напоминали мне за 0 минут до назначенного срока, чтобы я знал, когда менять задачи. Если что-то меня прерывает (а это случается часто) или если задача требует больше времени, я просто перетаскиваю свои задачи по календарю соответственно.
Мне нравится идея, когда один человек справляется с перебоями, в то время как другой имеет «крепость одиночества», чтобы сосредоточиться на важных, но не срочных делах. Затем в тот же день смените позицию. К сожалению, я большую часть времени выступаю в роли одного актера, и у меня нет двери в мой офис, поэтому ко мне приходят очень-очень часто.
Я использую свой собственный гибрид GTD (см. Adam's ответ) и Линенбергерса «Тотальный контроль рабочего дня» (увидеть ниже).
ИМХО, ключи такие:
1. Осознайте, что вы не можете контролировать время, вы можете контролировать только задачи. Самая большая ценность любой системы - определить, что делать дальше.
2- Единое место для сбора всех задач, проектов, следующих действий. Я использую задачи Outlook с соединителями для ToodleDo на моем iPhone.
3- Регулярный обзор задач, проектов, следующих действий и т. Д. Я делаю это еженедельно.
4- Дисциплина. Дисциплина, чтобы использовать систему для поиска следующей задачи, дисциплина, чтобы поместить все в систему, и дисциплина, чтобы свести к минимуму прерывания и отвлечения (например, ServerFault!).
Замечание о TWC. Я не ссылался, потому что используемая мной версия уже устарела. Я прочитал первую версию его книги «Полный контроль над рабочим днем с помощью Microsoft Outlook». Он обновил его (версия 2) до «Управляй своим сейчас», чего я еще не понял.
я использую Помни о молоке. Его можно привязать к Outlook. Он имеет 3 уровня приоритета, может быть связан с другими людьми, позволяет использовать вкладки для группировки элементов и позволяет использовать теги. Если у вас есть Blackberry или другое мобильное устройство, есть клиенты, которые будут синхронизировать RTM и ваш список задач. Так что, если у вас в коридоре конво, и появляется задача, вы можете ввести ее в свой телефон. Затем он появится в вашем почтовом ящике, когда вы в следующий раз зайдете на веб-сайт (как правило, он появляется на моем экране). И вы можете выполнять повторяющиеся задачи и т. Д.
Перейти к Инструменты менеджера и найдите их подкасты в управлении календарем. Вы не можете управлять временем, оно плохо реагирует на попытки его ускорить или замедлить, а на самом деле в сутках очень-очень много часов.
Я использую систему тикетов как для исправления сейчас, так и для задач на основе проекта. Для повторяющихся и промежуточных задач я использую Outlook.
Сбор данных: вам нужен способ фиксировать запросы, идеи, требования и т. Д., Когда вас нет за рабочим столом. Я пошел и взял блокнот MoleSkin, размером примерно 4 x 6 дюймов и черный, так что он выглядит достаточно хорошо, чтобы его можно было взять с собой в комнату для совещаний. Я распечатываю свой календарь Outlook каждый понедельник, складываю его по размеру и вставляю на страницу, где я нахожусь. в течение недели обновлю бумажную копию и Outlook.
Если вы работаете на Mac, OmniFocus отлично подходит для управления множеством проектов и задач, связанных с этими задачами. Он довольно прост в использовании и реализует некоторые из Приступая к делу принципы, но не принуждает вас к этому.
Пока я пробовал Полный контроль рабочего дня метода, упомянутого в другом месте, я никогда не мог заставить его хорошо работать с моим рабочим процессом. Мне НАМНОГО повезло (и настоятельно рекомендую) Верни свою жизнь Салли МакГи, который в основном берет принципы Дэвида Аллена Приступая к делу и применяет их специально к Outlook (где я провожу большую часть своего дня). Хотя в настоящее время я упал с повозки, это единственный раз, когда у меня когда-либо был почтовый ящик с НУЛЕМ (и хранил его в таком виде месяцами). НАСТОЯТЕЛЬНО рекомендую (и ... сделав пометку, чтобы самому перечитать книгу :).